Arini: AI receptionist for dentists
Arini · Stimme & Sprache · Produktivität · Marketing
Arini ist eine KI-Rezeption für Zahnarztpraxen. Sie nimmt Anrufe rund um die Uhr an, bucht Patienten in die Praxissoftware ein und ruft Menschen mit offenen Behandlungen an oder schreibt ihnen.
Über Arini: AI receptionist for dentists
About
Was ist Arini
Arini ist eine KI-Rezeption für Zahnärzte und arbeitet eher wie ein kompletter Empfang als wie ein Chatfenster auf der Website. Ein Patient ruft an, eine Stimme meldet sich mit dem Praxisnamen, und das Gespräch führt dorthin, wo der Anrufer hinwill: zur Prophylaxe, zu einer Frage zur Versicherung, zu einem neuen Termin. Der Termin landet im Praxisverwaltungssystem. Niemand muss einen Rückrufzettel schreiben.
Das Unternehmen verkauft an Einzelpraxen und an Gruppen mit zwanzig Standorten oder mehr. Das Verkaufsargument hängt an einer Zahl, die oft wiederholt wird: Zahnarztpraxen verpassen etwa ein Drittel der eingehenden Anrufe, vor allem mittags, zu Stoßzeiten und nach Praxisschluss. Ein verpasster Anruf ist meist ein Patient, der woanders bucht.
Über das Telefon hinaus fährt Arini ausgehende Kampagnen und übernimmt bei größeren Gruppen Backoffice-Aufgaben wie die Prüfung des Versicherungsanspruchs und die Erfassung von Abrechnungsunterlagen. Diese Arbeiten laufen in dem, was das Unternehmen eine Enterprise-KI-Partnerschaft nennt, mit eigenen Ingenieuren an der Seite der Kundenmitarbeiter. Der praktische Haken: Nichts davon ist Self-Service. Es gibt keine öffentliche Preisliste und keinen Anmeldeknopf, also beginnt jedes Geschäft mit einer Demo.
Erste Schritte
- Demo buchen und dem Anbieter Anrufvolumen, Behandler und Standorte schildern.
- Das Praxisverwaltungssystem anbinden, etwa Dentrix, Open Dental oder Eaglesoft, damit der Agent den Kalender liest und Buchungen schreibt.
- Praxisdaten einspielen: Öffnungszeiten, Versicherungen, Behandler, Leistungen, Terminvorgaben und die Regeln, nach denen das Team Ausnahmen behandelt.
- Grenzen festlegen: was der Agent allein entscheiden darf und wann er an einen Menschen übergibt.
- Auf der Hauptleitung starten, in den ersten Wochen Transkripte prüfen und ausgehende Kampagnen erst dazuschalten, wenn die Anrufannahme sitzt.
Produktinformationen
Ein kurzer Überblick über Preise, unterstützte Plattformen und die Leistung von Arini: AI receptionist for dentists.
Am besten für
Die Nutzer, Aufgaben und Szenarien, für die dieses Tool am besten passt.
Nutzer
- Einzelpraxen und kleine Praxen
- Zahnarztgruppen und DSOs mit mehreren Standorten
- Fachpraxen für Kieferorthopädie, Oralchirurgie, Endodontie und Kinderzahnheilkunde
Aufgaben
- Anrufe mittags und nach Praxisschluss annehmen
- Patienten mit offener Behandlung zurückholen
- Prophylaxe-Erinnerungen und weniger No-Shows
- Routinefragen zu Versicherung, Zeiten und Behandlern beantworten
Szenarien
- Eine Praxis mit zwei Behandlungszimmern, in der der Empfang auch Abrechnung und Zahlungen macht
- Eine Gruppe, die übernommene Praxen eingliedert
- Eine Website mit Traffic, aber wenigen Online-Buchungen
Wichtigste Funktionen
Jeder Anruf wird angenommen und gebucht
Arini geht beim ersten Klingeln ran, um 14 Uhr genauso wie um 2 Uhr nachts, und führt das Gespräch auf einen Termin zu statt auf eine Nachricht. Sie bestätigt Name, Grund des Besuchs und Uhrzeit und schreibt die Buchung in den laufenden Kalender. Das Unternehmen spricht von rund einem Drittel verpasster Anrufe in Praxen, und genau auf diese Zahl zielt die Funktion.
Terminlogik nach Ihren Regeln
Jede Praxis plant anders, und Arini wird so eingerichtet, dass sie diese Gewohnheiten übernimmt: welcher Behandler welche Leistung macht, wie lange ein Termintyp dauert, welche Vorlagen gelten, wo neue Patienten landen. Das Team muss die Terminvergabe nicht neu lernen, um zur Software zu passen. In Praxen mit mehreren Behandlern zählt das, weil ein falsch vergebener Slot einen Stuhl eine Stunde blockiert.
Leitplanken und Übergabe an Menschen
Der Agent arbeitet innerhalb der Grenzen, die die Praxis setzt. Klinische Fragen, ungewöhnliche Abrechnungsfälle und alles außerhalb der Regeln gehen an eine Person, statt auf Vermutung beantwortet zu werden. Arini gibt an, lieber weiterzugeben als zu improvisieren, und die Transkripte zeigen, was übergeben wurde und warum.
Wissensbasis der Praxis
Jeder Agent wird auf dem eigenen Material der Praxis trainiert: Öffnungszeiten, akzeptierte Kassen und Versicherungen, Profile der Behandler, Leistungen, Spezialangebote. Wer fragt, ob ein bestimmtes Versicherungsnetz abgerechnet wird, hört die Antwort der Praxis und keine allgemeine Auskunft. Lückenhafte oder veraltete Quelldokumente fallen schnell in der Gesprächsqualität auf, deshalb braucht die Wissensbasis Pflege.
Ausgehende Anruf- und SMS-Kampagnen
Denken Sie dabei an Software zur Patientenreaktivierung mit angeschlossener Telefonleitung. Hier kommt der größte Teil des zurückgeholten Umsatzes her. Teams bauen Kampagnen, die Patienten per Telefon und SMS erreichen, über mehrere Kontaktpunkte nachfassen und stoppen, sobald jemand bestätigt, verschiebt oder bucht. Typische Ziele sind offene Behandlungen, ausgebliebene Prophylaxetermine und Lücken in der Woche.
Online-Terminbuchung auf Ihrer Website
Ein Buchungsmodul setzt sich in die Praxisseite und bringt die automatisierte Terminvergabe direkt auf die Seite, sodass Patienten eine Zeit wählen, ohne anzurufen. Es liest dieselbe Verfügbarkeit wie der Telefonagent, ein online vergebener Slot kann also nicht doppelt belegt werden. Das Unternehmen berichtet von Praxen, die darüber zweistellige Terminzahlen pro Monat erreichen.
Watchtower-Auswertung
Watchtower verfolgt jeden Agenten, jeden Ablauf und jeden Standort, sodass eine Gruppe sieht, welche Praxen Anrufe in Termine umwandeln und welche nicht. Gesprächsergebnisse, Buchungen und Kampagnendaten stehen an einer Stelle. Für einen DSO, der zwanzig Praxen vergleicht, ist das der Unterschied zwischen Bauchgefühl und Zahl.
Vor- und Nachteile
Vorteile
- Nimmt Anrufe rund um die Uhr an und bucht direkt in den Kalender, was die meisten Telefonservices nicht können.
- Die Terminlogik übernimmt die echten Regeln der Praxis, sodass Behandler, Dauer und Vorlagen zur gewohnten Arbeitsweise passen.
- Ausgehende Anrufe und SMS gehen offene Behandlungen an, wo viel ruhender Umsatz liegt.
- Leitplanken und Live-Übergabe halten den Agenten von klinischen und Abrechnungsgesprächen fern.
- Die Auswertung trennt Ergebnisse nach Agent, Ablauf und Standort, was Gruppen mehr hilft als Einzelpraxen.
Nachteile
- Preise sind nicht veröffentlicht. Eine Einzelpraxis, die das Tool diese Woche testen will, muss trotzdem eine Demo buchen und auf ein Angebot warten.
- Ergebnisse hängen an einer sauberen Anbindung ans Praxisverwaltungssystem und an einer gepflegten Wissensbasis. Unordentliche Kalender führen zu schwachen Gesprächen.
- Die Einführung wird begleitet und ist kein Self-Service, Änderungen an Skripten und Kampagnen laufen oft über das Arini-Team.
- Keine öffentliche API und keine Entwicklerdokumentation, damit fehlt Teams ohne eigenen Ansprechpartner jeder Startpunkt für eigene Abläufe.
Häufige Fragen
Es nimmt das Praxistelefon an, bucht und verschiebt Termine im Praxisverwaltungssystem, beantwortet Routinefragen und führt ausgehende Anrufe und SMS durch, um Patienten zurückzuholen. Größere Kunden nutzen es zusätzlich für Backoffice-Arbeit wie die Prüfung des Versicherungsanspruchs und die Erfassung von Abrechnungen.
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