Docamine

Das Tool las eine Seite und schlug Positionen für die Antworten vor, auch wenn das PDF kein einziges interaktives Element enthielt. Das deckte Scans, Handyfotos und Exporte aus alten Systemen ab. Jeder Vorschlag kam als bearbeitbares Kästchen, ein Fehlgriff kostete also einen Klick. Wer beruflich PDF-Formulare ausfüllen muss, die eine Behörde flach ausdruckt, merkt hier den Unterschied.

Man gab ein Dokument an, das die eigenen Angaben schon enthielt, etwa den Passscan oder einen alten Antrag, und die App nutzte es als Quelle. Da lag der echte Zeitgewinn. Die Adresse einmal pro Formular zu tippen nervt. Sie vierzigmal im Jahr zu tippen ist der Grund, warum jemand Formularautomatisierung sucht.

Bereits ausgefüllte Formulare ließen sich erneut öffnen und für den nächsten Kunden befüllen, was bei wöchentlich gleicher Vorlage zählt. Die gespeicherte Struktur blieb, nur die Antworten änderten sich. Aus einer Aufgabe pro Dokument wurde eine Aufgabe pro Kunde.

Dateien landeten in Projekten statt in einer flachen Liste. Für eine kleine Kanzlei hieß das ein Bereich pro Mandant mit allen Formularen, Unterschriften und Referenzen darin. Klingt nebensächlich, bis man um fünf Uhr nachmittags die richtige Fassung sucht.

Die Unterschrift wurde einmal mit Maus oder Trackpad gezogen und später erneut verwendet. Sie blieb am gewählten Profil, damit die Unterschrift des Partners nicht auf einem Arbeitsvertrag auftauchte. Für Einwilligungen und interne Freigaben reicht das, für notarielle oder zertifikatsgestützte Signaturen nicht.

Jedes Profil hielt einen eigenen Datensatz, sodass ein Konto für Elternteil, Kind oder Firma diente. Ein Profilwechsel setzte die von der KI gezogenen Angaben zurück. Darin liegt der Unterschied zwischen Spielzeug und einem Tool, das zwei Leute im Büro teilen.