Arini: AI receptionist for dentists

Arini décroche à la première sonnerie, à 14 heures comme à 2 heures du matin, et conduit l'échange vers un rendez-vous plutôt que vers un message. Elle confirme le nom, le motif de la visite et l'horaire, puis écrit la réservation dans le planning en cours. L'entreprise parle d'environ un tiers d'appels manqués dans les cabinets, et c'est précisément ce chiffre que la fonction vise.

Chaque cabinet organise son agenda à sa manière, et Arini est paramétrée pour reproduire ces habitudes : quel praticien fait quel acte, combien de temps dure chaque type de rendez-vous, quels modèles utiliser, où placer les nouveaux patients. L'équipe n'a pas à réapprendre la prise de rendez-vous pour se caler sur le logiciel. Cela compte dans les cabinets à plusieurs praticiens, où un créneau mal attribué bloque une salle pendant une heure.

L'agent travaille dans les limites définies par le cabinet. Les questions cliniques, les situations de facturation inhabituelles et tout ce qui sort du cadre partent vers une personne au lieu d'être traité au hasard. Arini indique qu'elle escalade plutôt qu'elle n'improvise, et les transcriptions montrent ce qui a été transmis et pourquoi.

Chaque agent est formé sur les documents du cabinet : horaires, mutuelles acceptées, présentations des praticiens, actes proposés, offres spécialisées. Un appelant qui demande si tel réseau de soins est pris en charge reçoit la réponse du cabinet, pas une réponse générique. Des sources incomplètes ou périmées se repèrent vite à la qualité des appels, d'où la nécessité d'entretenir la base.

Voyez l'outil comme un logiciel de relance patients doté d'une ligne téléphonique. C'est là que se récupère l'essentiel du chiffre d'affaires dormant. Les équipes montent des campagnes qui joignent les patients par téléphone et par SMS, relancent sur plusieurs points de contact et s'arrêtent dès qu'une personne confirme, décale ou réserve. Les cibles habituelles : soins non planifiés, détartrages oubliés, trous dans la semaine.

Un module de réservation s'intègre au site du cabinet et fait entrer l'automatisation de prise de rendez-vous dentaire directement dans la page : le patient choisit un horaire sans appeler. Il lit les mêmes disponibilités que l'agent vocal, donc un créneau pris en ligne ne peut pas être réservé deux fois par un appelant. L'entreprise évoque des cabinets qui enregistrent des rendez-vous à deux chiffres chaque mois par ce biais.

Watchtower suit chaque agent, chaque scénario et chaque site, ce qui permet à un groupe de voir quels cabinets convertissent les appels et lesquels non. Résultats d'appels, réservations et performances des campagnes se lisent au même endroit. Pour un DSO qui compare vingt cabinets, c'est la différence entre une intuition et un chiffre.