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Les documents arrivent par email, WhatsApp ou envoi depuis le mobile, et la plateforme les dédoublonne et les met en file sans tri manuel. L'extracteur lit des tableaux complexes, des descriptions sur plusieurs lignes et même des reçus manuscrits, puis code chacun sur le bon compte en quelques secondes par page. L'idée est qu'une facture de routine n'attende jamais quelqu'un, ce qui le distingue d'un simple outil d'OCR.

La plateforme croise les factures avec les relevés bancaires automatiquement, l'étape qui prend d'ordinaire le plus de temps. Les doublons, les fournisseurs inhabituels et les schémas de facturation scindée remontent avec un score de confiance pour juger chaque cas vite. C'est ici que le rapprochement quitte le tableur et devient une file d'éléments signalés.

Vous configurez une boucle de relance une fois, et l'agent assure la relance des documents manquants par email et WhatsApp. Il suit le taux de réponse, relance tous les quelques jours et durcit le ton quand un contact se taisent, en mettant le responsable en copie si besoin. Pour un cabinet, l'effet est que le travail de relance d'un junior tourne sans qu'un junior s'en occupe.

Chaque client peut tourner à son propre niveau de confiance, depuis Shadow, qui traite en silence et ne publie rien, jusqu'à Aggressive, qui publie tout et ne remonte que les vraies anomalies. Un cabinet prudent peut démarrer en mode Shadow ou Suggest et monter le niveau à mesure que les agents font leurs preuves. Ce contrôle rend un grand livre autonome gérable pour qui ne veut pas lâcher la comptabilité dès le premier jour.

Les documents validés se synchronisent avec QuickBooks Online, Xero ou Zoho avec une piste d'audit complète, et l'intégration QuickBooks est la plus détaillée des trois. Chaque écriture publiée conserve son document source, l'extraction, la preuve du rapprochement et le relecteur, donc un auditeur suit la piste en quelques clics. Connecter QuickBooks réduit aussi les demandes répétées au client, car l'agent consulte le grand livre avant de réclamer un document qui existe déjà.

Pour les cabinets, un tableau de bord classe chaque client par complétude documentaire et avancement de la clôture, et les clôtures bloquées en expliquent la raison. Une vue de marge compare les honoraires aux pages traitées et aux heures gagnées par client, ce qui fait ressortir les comptes qui perdent de l'argent. L'équipe reprice alors ces clients avec des données plutôt qu'à l'estime.

Seuls les documents qui demandent un jugement atteignent une personne : champs à faible confiance, lignes bancaires non rapprochées et alertes de politique. La preuve reste épinglée à côté de chaque décision, et une règle posée une fois est appliquée par l'agent par la suite. En pratique, le relecteur traite une petite part des documents au lieu de tous.