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AIチェックリスト生成ツールとして使うと、短いプロンプト、貼り付けたテキスト、アップロードした文書、URLを受け取り、あとから普通のリストと同じように編集できるチェックリストを作る。どのプランにもAI作成回数の枠があり、テンプレートから始めても手書きでも1回も消費しない。狙いは手順業務で最も遅い部分、つまり手順をまず書き起こすところにある。

定期チェックリストは、1回では終わらない作業に使う。そうしたチェックリストは、毎日、毎週、毎月、毎年のいずれかで繰り返すよう設定できる。担当者、実行名、タイムゾーンを付けておけば、次回は誰かが思い出すときではなく、期日に現れる。チェックリストがチームの頼れる予定表になる。

実行とは、チェックリストを一度通しで走らせたもので、進捗、担当者、完了記録を個別に追跡する。実行は実行待ち、未処理、完了に分かれる。1回ごとを別々に残すので、50回やる手順は、上書きされた1つの文書ではなく50件の記録を残す。

チェックリスト全体を1人のメンバーに割り当てることも、タスクとサブタスクに分けてそれぞれに担当者を付けることもできる。ワークフローを割り当てるときには順序も選ぶ。3人が同時に動けるなら並行、ステップ4がステップ3の承認を待つなら直列だ。自動割り当てはSmall Teamプランから使える。

Chrome拡張は、公開したチェックリストをチームがすでに作業しているドメインに紐づけ、ページを離れずサイドパネルで開いて完了させる。開くのを思い出すチェックリストと、仕事が起きる場所に現れるチェックリストの違いだ。

900件を超える既成チェックリストが75のカテゴリに分かれ、白紙からではなくコピーして編集すればいい。印刷できるプランナーも含まれ、一部を紙で進めるチームの助けになる。テンプレートを使ってもAI作成回数は消費しない。

実行レポートはチェックリスト数、実行回数、完了数、所要時間の合計に加え、ステータス別の内訳を出す。高度な分析と独自ブランドはLarge Teamプランにあり、完了した実行が十分たまって、どのステップが詰まりやすいか見えたときから効いてくる。