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문서는 이메일, WhatsApp, 모바일 업로드로 들어오고, 플랫폼이 중복을 걸러 수동 분류 없이 대기열에 넣는다. 추출 엔진은 복잡한 표와 여러 줄 설명, 심지어 손글씨 영수증까지 읽고, 페이지당 몇 초 만에 올바른 계정에 지정한다. 정형 청구서가 사람을 기다리지 않는다는 점이 핵심이며, 여기서 단순 OCR 도구와 갈린다.

플랫폼이 청구서를 은행 명세서와 자동으로 맞춘다. 보통 가장 시간이 많이 드는 단계다. 중복 청구서, 거래처 이상, 분할 청구 패턴이 확신도와 함께 나타나 한 건씩 빠르게 판단할 수 있다. 대사 작업이 여기서 스프레드시트를 떠나 표시된 항목의 대기열이 된다.

독촉 루프를 한 번 설정하면 에이전트가 빠진 문서 독촉을 이메일과 WhatsApp으로 맡는다. 응답률을 기록하고 며칠마다 재촉하며, 연락이 끊기면 어조를 높이고 필요하면 책임자를 참조에 넣는다. 사무소 입장에서는 신입이 하던 독촉 업무가 신입 없이 돌아간다는 뜻이다.

고객마다 각자의 신뢰 등급으로 돌릴 수 있다. 조용히 처리하고 아무것도 전기하지 않는 Shadow부터, 모두 전기하고 진짜 이상만 드러내는 Aggressive까지다. 신중한 사무소는 Shadow나 Suggest 모드로 시작해 에이전트가 신뢰를 쌓으면 등급을 올린다. 이 통제가 있어야 첫날부터 장부를 넘기고 싶지 않은 사람도 자율 원장을 받아들일 수 있다.

승인된 문서는 완전한 감사 추적과 함께 QuickBooks Online, Xero, Zoho로 동기화되고, 그중 QuickBooks 연동이 가장 세밀하다. 전기된 분개는 원본 문서, 추출 결과, 대조 근거, 검토자를 보존하므로 감사자는 몇 번의 클릭으로 경로를 따라간다. QuickBooks를 연결하면 이미 있는 문서를 요청하기 전에 에이전트가 원장을 확인해, 고객에게 중복 요청하는 일도 줄어든다.

사무소를 위해 대시보드가 문서 충족도와 마감 진행으로 고객을 줄 세우고, 막힌 마감은 이유를 밝힌다. 마진 화면은 수수료와 처리 페이지 수, 절약한 시간을 고객별로 비교해 어느 계정이 적자일지 드러낸다. 팀은 감이 아니라 데이터로 그 고객의 가격을 다시 매긴다.

사람에게 도착하는 건 판단이 필요한 문서뿐이다. 확신도가 낮은 항목, 맞지 않는 은행 줄, 정책 경고가 그렇다. 근거는 각 결정 옆에 붙고, 한 번 정한 규칙은 이후 에이전트가 적용한다. 실제로 검토자는 모든 문서가 아니라 일부만 처리한다.