ASSIST Document Management Software
Assist (ASSIST.biz), Singapore · 生產力 · 商業
ASSIST 是針對新加坡與馬來西亞小型企業的 AI 文件管理軟體，能擷取發票與收據資料、安排簽核流程，並送出符合規定的電子發票。
關於 ASSIST Document Management Software
What Is ASSIST
ASSIST.biz 是一套財務自動化平台，鎖定東南亞的小型與成長型公司。你把發票、收據與報帳單寄到指定信箱或上傳到後台，系統會用 AI 資料擷取讀過一遍，再把整理好的紀錄送進你的帳務系統。
它要解決的問題既無聊又昂貴：每天都有人把供應商名稱、金額與到期日從 PDF 抄進試算表。ASSIST 用 OCR、重複單據檢查與 Xero、QuickBooks 同步取代這段手工作業，同一張發票不會被輸入兩次，也不會被付兩次。
限制也該講清楚。便宜方案每月頁數不多，簽核矩陣要 Premium 才有，檔案必須小於 1500 KB，格式限 jpg、png 或 pdf。新加坡與馬來西亞以外的團隊仍能用記帳自動化，但電子發票申報是照這兩個稅制設計的。
Getting Started
- 用公司信箱在 ASSIST.biz 註冊，點開驗證信完成啟用。
- 選一條進件方式：把發票轉寄到你的 ASSIST 信箱，或直接把檔案上傳到後台。
- 逐筆檢查擷取欄位，修正 AI 讀錯的地方，並填上會計師要求的會計科目代號。
- 連接 Xero 或 QuickBooks，一鍵送出整批資料；想先自己看過，就改匯出 CSV。
產品資訊
快速了解 ASSIST Document Management Software 的定價、支援平台與效能。
適合對象
這項工具最適合的使用者、任務與情境。
使用者
- 微型企業主與自由工作者：$8 的 Standard 方案每月 50 頁，對一個人作業、又懶得整理收據的人已經夠用。
- 記帳人員與外包會計事務所：客戶文件集中到同一個佇列，搭配重複單據檢查與 CSV 匯出，直接接上每月結帳流程。
- 處理員工報帳的人資與行政團隊：Smart Claims 把收據照片變成報帳明細，並照公司規則跑簽核。
任務
- 從供應商 PDF 擷取發票資料：AI 抓出供應商、日期、金額與稅額，SmartLearn 會隨時間熟悉你常收到的版型。
- 在新加坡與馬來西亞申報電子發票：ASSIST 即時驗證後送往 IRAS InvoiceNow 與 LHDN MyInvois，並為每張發票附上 PDF 與 QR 碼。
- 應付帳款自動化：發票自動分成應收與應付，標出重複單據，付款前再走一遍自訂簽核流程。
情境
- 年底找收據：不必翻抽屜，直接在後台搜出三月少掉的那張。
- 跨國供應商發票：超過 20 種語言的文件都走同一套收據掃描，對進口比重高的公司特別有用。
- 規模變大、人工簽核撐不住：只要一筆支出需要兩個人點頭，多階段簽核矩陣就取代群組對話。
主要功能
AI 資料擷取與 SmartLearn
每份上傳的文件都會被讀出供應商、日期、明細、稅額與總額，沒有人需要再從 PDF 手打數字。SmartLearn 會觀察團隊的修正，把擷取邏輯調向你供應商的版型。系統支援超過 20 種語言，向海外採購時差別很明顯。
新加坡與馬來西亞的電子發票申報
ASSIST 把電子發票軟體該做的法規工作接手：即時驗證、送往 IRAS InvoiceNow 或 LHDN MyInvois、保存回執。每張發票都帶一份 PDF 與驗證用 QR 碼，也能一鍵寄給客戶。
自訂簽核流程
文件照你設定的關卡前進，可依金額門檻與簽核順序設規則。狀態頁會顯示哪些卡著、卡在誰手上、上週哪一筆停住。簽核矩陣只給 Premium 與 Enterprise，Standard 用戶得手動放行。
Xero 與 QuickBooks 同步
Xero 整合與 QuickBooks 整合會把擷取完成的發票與收據推進總帳，不必複製貼上。欄位對應設定一次，之後每批都走同一條路。Premium 以上另有 Zapier，可接上記帳以外的工具，例如通訊或專案管理。
重複單據檢查與文件分類
檔案會自動歸類為收據、發票或報帳單，也能標成應收或應付方便出報表。重複檢查可單筆執行，也能掃過整個工作區，是防止同一張供應商發票付兩次最便宜的做法。
可直接交給會計師的匯出
自選欄位後匯出 CSV，欄位順序自己排。發票、收據、應付與應收也能分成不同檔案下載，會計師收到的是整理好的整包資料，不是一大坨原始檔。
優缺點
優點
- 14 天 Premium 試用送 30 頁 AI OCR 與全部功能，不用綁卡，也沒有合約。
- 除了簽核矩陣與 Zapier，方案之間的功能差異不大，小團隊不會被鎖在核心工具外。
- 區域電子發票法規是原生支援，星馬兩地不必再另外找申報工具。
- 加購頁數是一次性買斷，旺季那個月不必被迫升級成年約。
- 所有方案都有 Email 與 FAQ 支援，Enterprise 另配專屬帳戶經理。
缺點
- Standard 每月上限 50 頁、Premium 250 頁，發票量大的月份只能加購頁數或往上跳一階。
- 試用期結束後，免費方案就沒有簽核矩陣與 Zapier，對需要簽核勝過需要頁數的團隊影響不小。
- 超過 1500 KB 或非 jpg、png、pdf 的檔案會在傳送階段被擋下，得自己縮圖或轉檔。
- 掃描品質差的時候還是得有人複核擷取欄位，再強的 OCR 也無法把每張褪色收據讀得乾乾淨淨。
常見問題
它讀財務文件、抓出關鍵欄位，再把資料送進你的會計軟體或電子發票申報流程。說到底就是收據掃描、發票資料擷取與簽核流程放在同一個地方。
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