Protime
blueSky Information GmbH · 寫作 · 生產力 · 行銷
Protime 是支援 Gmail 與 Outlook 的 AI 郵件助理，會把寄件公司對照瑞士商業登記，在付款前提醒破產風險，並用你的語氣先擬好回覆草稿。
關於 Protime
About
Protime 是什麼
Protime 是一款為瑞士商務往來設計的收件匣助理。接上 Gmail 或 Outlook 之後，它會從你的信件裡找出真正有往來的公司，接著每個工作日讀一次瑞士官方公報（SHAB），看看這些公司被公告了什麼。破產、債務清理程序、喪失簽署權、新提供的銀行帳號，全部整理成一份晨間簡報，官方公告原文隨附在後。
真正有用的是警告出現的位置。你要回信給一家出事公司時，草稿裡就會帶一行內部提示。某封信用新帳號要求付款時，Protime 會先查登記，再讓你自己判斷要不要相信。信是你寫的，決定是你做的，寄出也是你按的。
有兩個限制要先講清楚。登記資料是瑞士的，所以查核只涵蓋在瑞士登記的公司，跟國外供應商往來時只剩下一般分類功能。另外，Protime 必須讀你的信才能運作，等於把信箱存取權交給第三方。業者表示內容存放在歐盟與瑞士、跑在 CASA Tier 2 認證的基礎設施上，但保守的 IT 政策還是會想先確認一遍。
開始使用
- 到 protime.ai 註冊帳號。試用期 14 天，不用綁信用卡。
- 用一次授權接上 Gmail 或 Outlook。Protime 只讀，不會用你的名義寄出任何信。
- 讓它辨識你的商業夥伴。名單直接從你的往來信件生成，不必匯入，也不用維護表格。
- 等第一份晨間簡報。登記查核每個工作日執行，結果隔天早上送達。
- 從草稿開始工作。每封回信都以草稿形式等你，有警告就附在裡面。讀一遍、改一改，再自己寄出。
產品資訊
快速了解 Protime 的定價、支援平台與效能。
適合對象
這項工具最適合的使用者、任務與情境。
使用者
- 瑞士中小企業的負責人與行政人員：發票、供應商、合約全在同一個信箱裡處理，漏掉一封破產公告就是實際的金錢損失。需要 Gmail 或 Outlook 帳號，也要能接受工具讀取你的信件。
- 財務與應付帳款團隊：付款請求與臨時更換的銀行帳號正是 Protime 盯著的部分，稽核報告加購方案還能印出來給查核用。警告只是提醒你去確認，不會擋下任何付款，最後仍得有人做判斷。
- 顧問、信託與小型律師事務所：每週往來公司很多，不可能逐家在公報上追蹤。晨間簡報取代人工查登記，不過涵蓋範圍僅限瑞士公司。
任務
- 匯款前查一下供應商：Protime 找出信件背後的公司，發現問題時直接把官方公告放到你眼前。
- 整理塞爆的收件匣：電子報、陌生開發、純告知的信件各自歸檔，留下真正需要回覆的那些。
- 擬例行回信：助理照你的語氣寫好內容並存成草稿，文字有人代勞，判斷仍在你手上。
- 追蹤債權申報期限：夥伴聲請破產時，申報截止日會進到行事曆，並提前兩天提醒。
情境
- 準備付款的那一週，對方聲請破產：公告出現在隔天早上的簡報裡，官方 PDF 就是憑證。
- 一封來信宣布新的財務主管與新的銀行帳號：登記查核在任何人更新付款資料前就標出矛盾。
- 想掌握產業消息又不想開十個網站：AI 新聞摘要把你所在產業的動態收進同一份晨間畫面。
主要功能
每封來信都對照商業登記
你還沒回信，Protime 已經把寄件公司拿去對照瑞士商業登記，讀完 SHAB 對它的所有公告。公司進入破產或債務清理程序，或是寫信的人已經沒有簽署權，草稿裡會用白話寫明。每則警告都連回官方公告，這一點讓它在真的發生爭議時站得住腳。
晨間簡報：登記異動與產業新聞
每個工作日從同一個畫面開始：合作夥伴出了什麼事、哪些期限正在跑、你的產業昨天發生什麼。遇到破產，當天就會另外發一則 WhatsApp 通知，不必等簡報。AI 新聞摘要涵蓋你的產業，同一個畫面同時回答「有什麼新消息」和「哪裡出問題」，這在收件匣工具裡並不常見。
用你的語氣擬稿，只由你寄出
Protime 寫好回覆後存成草稿。沒有你按下寄出，任何信都不會離開信箱，草稿也會保留警告，避免你對一家正在清算的公司客氣地確認付款。語氣參考你過去的信件，省下大量改寫，那正是多數 AI 郵件草稿沒用的原因。
自動分類收件匣
電子報、陌生開發、只是告知的信件各自進到專屬資料夾。價值不在於收件匣看起來整齊，而在於需要決定的信留在最上面，不需要決定的不再搶注意力。分類走同一條信箱連線，沒有額外設定。
從信件裡抓出期限與待辦
信裡提到的會議會先記進行事曆，交代的事項進到待辦清單。遇到破產公告，債權申報期限會連同提前兩天的提醒一起加進去。錯過那個日期就等於喪失債權，這項功能第一次派上用場就回本了。
監控服務、Deal Coach 與 Payment Guard
收件匣之外，Protime 也盯你指定的對象：客戶名單最多 500 家公司、與你近似的瑞士新商標、你家房產附近建照申請、各州新設立的公司。Deal Coach 會認出議價郵件並擬一份還價草稿。Payment Guard 還在分批上線，會標出不符合寄件者慣用模式的付款請求與銀行帳號，並要你打那支你原本就知道的電話確認。
優缺點
優點
- 登記查核直接在草稿裡發生，正好是你本來可能沒查證就匯款的那一刻。
- 每則警告都連到 SHAB 官方公告，需要時能出示來源，不必只信一份摘要。
- 只出草稿，永不自動寄出。工具負責建議、你負責決定，這對付款決策是正確的分工。
- 一條信箱連線就涵蓋分類、擬稿、行事曆、待辦與登記監控，不用再多養一個應用程式同步。
缺點
- 只查瑞士公司。供應商在德國、義大利或更遠的地方，登記查核就無話可說。
- 沒有免費方案。只能試用 14 天，之後最便宜的方案每人每月 CHF 7，十人團隊起跳就是 CHF 70。
- 合理使用上限是每人每天 30 封草稿與約 200 次分類。多人共用的高流量信箱可能觸頂，當天就沒有擬稿可用。
- 把商務信件的讀取權交給第三方，是實質的安全決定。放在歐盟與瑞士有幫助，但要不要這麼做仍由你判斷。
常見問題
它讀你的 Gmail 或 Outlook 信件，找出你往來的公司，每天拿這些公司去查瑞士商業登記。你會收到一份晨間簡報，列出對它們的公告，回信草稿裡附警告，另外還有替你寫好、等你核准的回覆。
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