GetBeel

GetBeel verbindet sich mit dem Postfach Ihres Unternehmens und überwacht es rund um die Uhr, wobei es Rechnungen und Belege in Echtzeit extrahiert, sobald sie eintreffen. Sie leiten nichts weiter und richten keine Regeln ein; die Plattform erkennt rechnungsartige Post und legt sie von selbst in Ihrem Dashboard ab. Keine Regeln zu schreiben. Das Ergebnis: Das Sammeln hört auf, eine Aufgabe zu sein, an die Sie sich erinnern müssen, und wird zu etwas, das einfach passiert. Der Zugriff auf das Postfach ist der Haken, denn es muss Ihre Post lesen, um die Dokumente zu finden, die Sie sonst von Hand sortieren würden.

Die Abgleich-Engine ist der Punkt, an dem GetBeel sein Geld verdient. Sie laden einen Kontoauszug hoch und es richtet jede Transaktion an Ihren Rechnungen aus. Die Ergebnisse kommen als exakt, unscharf oder ohne Treffer zurück. Jedes Ergebnis wird zur Prüfung markiert, sodass Sie sofort sehen, wo eine Rechnung fehlt. Das ist Rechnungs-Bankabgleich ohne Tabelle. Es ist der Unterschied zwischen dem Wissen, dass Ihre Bücher vollständig sind, und der Hoffnung, dass sie es sind, was sonst der übliche Zustand ist.

Jede Rechnung bekommt Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Kategorie per KI herausgezogen. Diese Struktur macht das Archiv später nützlich, denn Sie können filtern und suchen, statt PDFs einzeln zu öffnen. Es ist ein Belegorganisator, gebaut aus dem, was ohnehin in Ihrem Postfach landet. Die Kategorien decken die gängigen Gruppen ab wie Cloud und Infrastruktur, Software und SaaS sowie Marketing. Eine Kategorie, die es nie gezeigt bekam, kann es nicht erraten, ungewöhnliche Lieferanten brauchen also vielleicht einen manuellen Eingriff. Kein Beinbruch.

Alte Rechnungen verschwinden nicht ins Nichts. GetBeel hält sie nach Quartal und Jahr geordnet, sodass Sie vergangene Zeiträume durchsuchen und das Original-PDF direkt von der Plattform herunterladen können. Wenn ein Prüfer oder ein Kunde ein Dokument von vor zwei Jahren verlangt, holen Sie es in Sekunden hervor, statt E-Mail-Archive zu durchwühlen. So einfach ist das. Der Speicher wächst mit der Zeit, was der Preis dafür ist, die Historie griffbereit zu halten.

Weil die Rechnungsdaten strukturiert sind, kann GetBeel daraus eine Sicht auf Ihre Ausgaben machen: Monatstrends, Aufschlüsselung nach Lieferant und Summen nach Kategorie. Es ersetzt kein eigenes Finanztool, beantwortet aber die Alltagsfrage, wohin das Geld wirklich ging, ohne dass Sie eine Pivot-Tabelle bauen. Gut genug für die meisten kleinen Teams. Die Analysen sind nur so gut wie das, was im verbundenen Postfach ankommt, weshalb das Bild lückenhaft bleibt, wenn manche Ausgaben nie eine E-Mail-Rechnung erzeugen.

Das Team wirbt mit DSGVO-Konformität, SSL-Verschlüsselung und Verschlüsselung im Ruhezustand, was zählt, weil Rechnungsdaten sensible Geschäftsinformationen sind. Die Website bietet außerdem eine Reihe kostenloser Tools für die italienische Mehrwertsteuer und elektronische FatturaPA-Rechnungen, darunter XML-Lesen und -Validierung, einen Autofattura-Rechner und einen VIES-Mehrwertsteuerprüfer. Wenn Sie mit italienischer E-Rechnung zu tun haben, sparen diese Extras einen separaten Gang zu einem Konformitätsdienst. Gut zu wissen.