Inbox Zero

Der Kern von Inbox Zero ist der Assistent der App Inbox Zero, ein KI-Assistent für Gmail und ein KI-Assistent für Outlook in einem. Er liest eingehende Mail, entscheidet, was jede Nachricht ist, und führt die Aktion aus, die Sie festlegen. Nachrichten, die eine Antwort brauchen, bekommen ein Label "To Reply", mit einem Antwortentwurf, der im Entwurfsordner wartet. Alles andere wird nach Kategorie sortiert, und Kategorien, die Sie als laut markieren, wie Marketing oder Kaltakquise, werden archiviert und aus dem Weg geräumt. Sie steuern das alles über Regeln in normaler Sprache. Statt Filter aus Dropdown-Menüs zu bauen, beschreiben Sie das Verhalten: Belege nach einer Woche archivieren, Rechnungen mit Label versehen, auf Einladungen mit einem Planungslink antworten. Der Assistent liest die Regel und wendet sie an. Wenn eine Regel danebengreift, ändern Sie den Satz, nicht ein Formular. Die Standardregeln decken die üblichen Fälle ab, deshalb laufen die meisten Konten vom ersten Tag an und werden in der ersten Woche justiert.

Über die automatischen Regeln hinaus gibt Inbox Zero Ihnen ein Chat-Fenster auf dieselbe Maschine. Sie können das Postfach durchsuchen, einen Verlauf zusammenfassen, unterstützte Anhänge lesen und auf das Gefundene reagieren. Bitten Sie darum, Newsletter zu archivieren und sich von deren Absendern abzumelden, und er tut beides. Fragen Sie, warum eine Mail archiviert wurde, und er erklärt die Regel, die sie erfasst hat. Der Chat übernimmt auch das Schreiben. Sie können eine neue Nachricht, eine Antwort oder eine Weiterleitung vorbereiten und sie dann aus einer Bestätigungskarte heraus prüfen und senden, statt alles von Hand zu tippen. Derselbe Chat läuft aus Slack, Microsoft Teams oder Telegram, sodass Sie Mail verwalten können, ohne das Postfach zu öffnen. Er merkt sich außerdem Präferenzen, die Sie behalten möchten, etwa eine feste Wahl für 30-Minuten-Termine am Nachmittag.

Diese zwei Werkzeuge räumen einen Rückstand schnell ab. Die Massen-Abmeldung sucht die Absender, die Ihr Postfach füllen, und lässt Sie in großen Mengen abmelden, archivieren oder löschen, der Teil, den fast niemand von Hand erledigt. Die Massen-Archivierung nimmt ältere Mail, gruppiert sie nach Absenderkategorie und wendet dieselbe Aktion auf einen großen Stapel an. Für alle, die ihr Postfach vor Monaten aufgegeben haben, ist das die Funktion, die den Rest nutzbar macht. Sie lassen den Aufräumer einmal laufen, senken das Volumen und überlassen den automatischen Regeln, was danach ankommt. Es passt zum Kaltakquise-Blocker, der mit KI-Filtern verhindert, dass neuer Spam den gerade geleerten Stapel wieder aufbaut.

Inbox Zero verbindet sich mit Ihrem Kalender, statt zu raten. Wenn jemand per Mail ein Meeting vorschlägt, kann der Assistent eine Antwort entwerfen, die Ihre echten freien Termine anbietet. Buchungslinks gehen weiter: Sie teilen Ihre Verfügbarkeit, und Gäste wählen eine Zeit, die ohne Hin und Her in Ihrem Kalender landet. Meeting-Briefings funktionieren andersherum. Vor einem Anruf mit einem externen Kontakt sammelt der Assistent Kontext aus Ihrer Mail und Ihrem Kalender, damit Sie die Vorgeschichte kennen. Diese Funktionen zählen vor allem für Rollen, in denen Terminplanung eine tägliche Aufgabe ist und die Alternative eine Kette von "Passt dir Dienstag?"-Mails wäre.

Der Assistent lebt nicht nur im Browser. Sie können Slack, Microsoft Teams oder Telegram verbinden und dort mit ihm chatten, mit Regelaktivität, Entwürfen und Updates in einem Kanal, den Sie ohnehin beobachten. So bleibt die Postfachverwaltung in den Werkzeugen, die Ihr Team nutzt, statt einen weiteren Tab hinzuzufügen. Für alle, die in einem anderen KI-Client arbeiten, stellt Inbox Zero einen entfernten MCP-Server bereit. ChatGPT, Claude oder Cursor können darüber Ihre Mail durchsuchen, Entwürfe erstellen, Regeln verwalten und E-Mail-Statistiken lesen. Senden kann er keine Mail: Entwürfe bleiben im Postfach, bis Sie sie senden. Das ist eine bewusste Grenze, und sie hält einen Menschen im Ablauf, bevor etwas hinausgeht.

Inbox Zero ist quelloffen. Die gehostete Version läuft auf getinboxzero.com, und der Code ist öffentlich auf GitHub im Repository elie222/inbox-zero. Teams mit Datenregeln, die Fremdhosting verbieten, können es mit Docker selbst hosten, auf einem VPS, Vercel, AWS oder Kubernetes bereitstellen und eigene Google- oder Microsoft-OAuth-Zugangsdaten sowie einen eigenen KI-Anbieter konfigurieren. Diese Wahl ist das, was es am stärksten von geschlossenen Postfach-Assistenten unterscheidet. Sie können den Code lesen, ihn auf eigener Hardware laufen lassen und einen eigenen KI-API-Schlüssel für die Funktionen anschließen, die ein Modell aufrufen. Enterprise-Bereitstellungen ergänzen SAML-SSO und SCIM-Benutzerbereitstellung für Organisationen, die das brauchen.