Receiptor AI
Merlino, Inc. · Business
Receiptor AI ist ein KI-Buchhaltungstool, das Belege und Rechnungen in E-Mail, WhatsApp oder Uploads findet, die Kerndaten ausliest und an Xero oder QuickBooks übergibt.
Über Receiptor AI
What Is Receiptor AI
Receiptor AI ist Belegscan-Software für die Beleg- und Rechnungsautomatisierung in kleinen Betrieben, bei Freiberuflern und in Steuerkanzleien. Das Tool liegt als Erfassungsschicht über der Buchhaltung: Es beobachtet Postfächer und Messaging-Konten, in denen Belege eintreffen, liest Händler, Betrag, Steuer und Datum aus und legt einen fertigen Datensatz samt Originaldokument in den Büchern an.
Hinter dem Produkt steht Merlino, Inc. Es kam im August 2023 auf den Markt, nachdem Gründer Romeo Bellon es leid war, zur Steuerzeit sein eigenes Postfach zu durchsuchen. Es arbeitet mit Gmail, Outlook, jedem IMAP-Postfach, WhatsApp und iMessage und nimmt auch Sammel-Uploads an.
Die Grenzen sind klar. Einen kostenlosen Tarif gibt es nicht, und das Monatsabo deckt nur neue Nachrichten ab dem Tag der Anmeldung. Für alte Belege braucht es einen einmalig bezahlten Retroactive Scan, dessen Preis sich nach dem Mailvolumen richtet. Jeder Tarif hat zudem ein Dokumentenkontingent, danach wird pro Stück abgerechnet.
Getting Started
- Konto anlegen und ein Postfach, eine WhatsApp-Nummer oder einen Stapel Dateien verbinden.
- Die abgerechnete Gesellschaft und den Kontenrahmen wählen, nach dem Receiptor sortieren soll.
- Xero oder QuickBooks verbinden oder ein Speicherziel wie Google Drive, Dropbox oder Amazon S3 festlegen.
- Die ersten erfassten Dokumente prüfen, eine Kategorie korrigieren und die Automatik übernehmen lassen.
- Auf Wunsch CSV, PDF-Bericht oder ein ZIP mit den Originalen exportieren, wenn die Kanzlei danach fragt.
Produktinformationen
Ein kurzer Überblick über Preise, unterstützte Plattformen und die Leistung von Receiptor AI.
Am besten für
Die Nutzer, Aufgaben und Szenarien, für die dieses Tool am besten passt.
Nutzer
- Freiberufler und Auftragnehmer
- Buchhalter und Kanzleien
- Inhaber mehrerer Firmen
Aufgaben
- Rückstand an Belegen aufholen
- Monatliche Ausgabenkategorisierung
- Bücher an die Kanzlei übergeben
Szenarien
- Steuerzeit mit lückenhaften Unterlagen
- Teams mit Rechnungen in mehreren Ländern
- Agenturen mit mehreren Marken
Wichtigste Funktionen
Rückwirkender Scan des Postfachs
Der Retroactive Scan geht die alte Historie durch und holt Belege und Rechnungen aus jedem Jahr zurück. Bezahlt wird einmal pro Scan, abhängig von der Zahl gelesener Mails, mit einem Einstiegspreis um $0.012 pro Mail bei hohem Volumen. Filter blenden einzelne Absender oder Domains aus, damit der Lauf nicht an Newslettern hängen bleibt.
Erfassung aus Postfach, WhatsApp und Upload
Receiptor verbindet Gmail, Outlook, Yahoo, jedes IMAP-Postfach, Google Workspace und Microsoft 365 und nimmt weitergeleitete Belege aus WhatsApp oder iMessage an. Kommt ein Beleg als Link oder PDF-Anhang, folgt das System ihm und liest ihn aus. Sammel-Uploads decken die abfotografierten Papierbelege ab.
Ausgabenkategorisierung nach Kontext
Das Modell erkennt, was gekauft wurde, und ordnet es dem Kontenrahmen zu. Das unterscheidet sich von Regeln nach Stichwörtern, die jede Amazon-Bestellung in Büromaterial schieben. Eine Kategorie lässt sich korrigieren, und der gespeicherte Kontext sorgt dafür, dass das nächste ähnliche Dokument richtig landet.
Direkte Übergabe an Xero und QuickBooks
Datensätze gehen mit gefüllten Feldern und angehängtem Original raus, sodass eine Prüferin die Quelldatei direkt aus dem Buchungssatz öffnet. Receiptor ist Intuit App Partner auf Silver-Stufe und Xero Connected App. Die Xero- und QuickBooks-Synchronisierung ist damit offiziell unterstützt und nicht nachgebaut.
Arbeitsbereiche für mehrere Gesellschaften
Jedes Dokument geht an die Gesellschaft, die die Rechnung erhalten hat, wird über deren Konten geführt und an die eigene QuickBooks- oder Xero-Firma geschickt. In Gruppen mit gemeinsamen Postfächern entfällt das manuelle Sortieren, das sonst jeden Monat einen Vormittag kostet.
Exporte, API und Agent-Zugang
CSV, PDF-Bericht oder ein ZIP mit den Originalen lassen sich herunterladen, Dokumente per Mail an ein Speicherziel weiterleiten. Der Growth-Tarif ergänzt API, MCP und CLI. Damit baut das Finanzteam seine Übergabe selbst zusammen, statt im Dashboard zu klicken.
Sicherheit und Datenumgang
Receiptor speichert Nachrichten-IDs statt Nachrichtentexte und erklärt, dass die Nutzung der Google-APIs den Limited-Use-Anforderungen folgt. Das Unternehmen hat eine Cloud Application Security Assessment durchlaufen und erfüllt CASA Tier 2, die Stufe, nach der Unternehmen vor dem Verbinden eines Postfachs meist fragen.
Vor- und Nachteile
Vorteile
- Sammelt Belege aus Mail, Messenger und Upload an einer Stelle, ohne zweite App für den Papierstapel.
- Verarbeitet jede Währung und Sprache, was bei Einkäufen im Ausland hilft.
- Die offiziellen Integrationen zu QuickBooks und Xero behalten das Original an jedem Buchungssatz.
- Rückwirkende Scans holen Jahre vergessener Abzüge ohne manuelle Suche zurück.
- Die Zuordnung nach Gesellschaft steuert mehrere Firmen aus einem Login.
Nachteile
- Kein kostenloser Tarif, und der Einstieg für $29 enthält nur 50 Dokumente pro Monat, danach wird nachberechnet.
- Der historische Scan wird separat verkauft, sodass neue Kunden im ersten Monat oft doppelt zahlen.
- Der Starter-Tarif erlaubt nur eine Buchhaltungsanbindung und blockiert damit alle mit zwei getrennten Büchern.
- Die Einrichtung verlangt eine Entscheidung zum Kontenrahmen ganz am Anfang. Genau dort geht am ersten Tag am meisten schief.
Häufige Fragen
Nein. Das Abo verarbeitet nur Nachrichten, die nach dem Verbinden des Kontos eintreffen. Für ältere Belege braucht es einen einmalig bezahlten Retroactive Scan, dessen Preis vom Mailvolumen abhängt. Die meisten Kunden buchen beides.
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