SmileDial
SmileDial HealthTech Inc. · Stimme & Sprache · Marketing · Chatbot
SmileDial ist eine KI-Rezeption für kanadische Zahnarztpraxen. Die Sprachassistentin Susan nimmt Anrufe rund um die Uhr an, bucht Termine im Praxisverwaltungssystem und bestätigt Besuche.
Über SmileDial
About
Was ist SmileDial
SmileDial ist eine Telefonrezeption für Zahnarztpraxen, nur sitzt am anderen Ende der Leitung keine Empfangskraft, sondern eine künstliche Intelligenz. Hinter dem Produkt steht die SmileDial HealthTech Inc. aus Toronto, und verkauft wird ausschließlich an kanadische Praxen. Die Assistentin hebt ab, spricht wie eine Rezeption und legt den Termin dort ab, wo er in den Kalender gehört.
Das Problem kennt jeder, der schon einmal am Empfang saß. Anrufe kommen in Schüben, meist während ein Patient eingecheckt oder eine Zahlung entgegengenommen wird. Wer dann nicht durchkommt, wählt die nächste Praxis auf der Liste. Die Anbieterseite rechnet das vor: 14 verpasste Anrufe bedeuten mindestens drei verlorene Termine. Diese Rechnung ist eine Schätzung des Herstellers, keine geprüfte Zahl.
Vor einer Demo sollten Sie drei Grenzen kennen. Das Produkt ist auf kanadische Praxisverwaltungssysteme zugeschnitten, eine Praxis in Deutschland findet ihre Software also nicht auf der Integrationsliste. Eine öffentliche Preisliste gibt es nicht, alles läuft über Angebot und Vertriebsgespräch, was den Vergleich im Tabellenkalkulationsprogramm erschwert. Und die Assistentin ist ein Sprachprodukt für eingehende Anrufe, kein vollständiges Praxisverwaltungssystem.
Erste Schritte
- Buchen Sie eine Demo auf smiledial.io und tragen Sie Praxisname, Adresse, aktuelles Praxisverwaltungssystem und Kontaktdaten in das Formular ein.
- Gehen Sie das Einrichtungsgespräch durch. Das Team erfasst Öffnungszeiten, Leistungen, Behandler und die Regeln, nach denen Ihr Empfang arbeitet, wenn ein Patient einen Termin am selben Tag möchte.
- Lassen Sie die Praxissoftware anbinden. SmileDial übernimmt die Integration, statt Ihnen eine Anleitung in die Hand zu drücken.
- Testen Sie einen Monat lang mit echten Anrufen. Hören Sie Aufzeichnungen an, prüfen Sie, ob Buchungen in der richtigen Spalte landen, und notieren Sie, wann die Assistentin weiterleitet.
- Entscheiden Sie danach. Wenn Sie weitermachen, richtet sich der Preis nach der Praxisgröße, und Ihr Team erhält Zugang zum Kundenportal unter app.smiledial.io.
Produktinformationen
Ein kurzer Überblick über Preise, unterstützte Plattformen und die Leistung von SmileDial.
Am besten für
Die Nutzer, Aufgaben und Szenarien, für die dieses Tool am besten passt.
Nutzer
- Zahnärztinnen und Zahnärzte in Kanada
- Praxismanagerinnen und Empfangsleitungen
- Gruppen mit mehreren Standorten
Aufgaben
- Anrufe außerhalb der Sprechzeiten annehmen
- Terminvergabe Zahnarzt und Umbuchungen
- Bestätigungs- und Rückgewinnungsanrufe
- Prüfung der Versicherungsleistungen
Szenarien
- Eine Praxis mit zwei Behandlungszimmern, in der die Empfangskraft auch Instrumente sterilisiert
- Eine Praxis, die um 17 Uhr schließt und bis 21 Uhr weiter Anrufe bekommt
- Eine Praxis, die eine neue Behandlerin einstellt
Wichtigste Funktionen
Die Sprachassistentin Susan
Susan nennt SmileDial seine Rezeption, und laut Anbieter lässt sich der Name ändern. Sie antwortet in natürlicher Sprache, beantwortet die üblichen Fragen zu Zeiten, Adresse und Leistungen und gibt alles Medizinische an einen Menschen weiter. Das Ziel der Konstruktion: Wer anruft, soll nicht merken, dass er mit einem Programm spricht.
Anbindung an kanadische Praxissoftware
Die Liste umfasst die Systeme, die in kanadischen Praxen tatsächlich laufen: Dentrix, ClearDent, Curve, CareStack, OpenDelta und CS Dental. Buchungen gehen in den laufenden Kalender statt in eine separate App, und genau das unterscheidet einen Telefonservice von einem Notizblock. Klären Sie die Version vor der Unterschrift mit dem Team, weil jede Praxis ihr System anders einrichtet.
Terminvergabe in Echtzeit
Die Assistentin liest freie Slots in dem Moment, in dem sie frei sind, bietet sie an und bestätigt ohne Rückruf. Das zählt, wenn ein Patient zwischen zwei Praxen in derselben Straße wählt. Kein Warten, kein "wir melden uns", keine Doppelbuchung aus einer veralteten Papierliste.
Automatische Erinnerungen und SMS im Anschluss
Ausgehende Anrufe erreichen Patienten mit bevorstehendem Termin, und nach dem Anruf geht eine Textnachricht raus, damit Feedback nicht davon abhängt, ob jemand daran denkt zu fragen. Weniger leere Stühle sind das messbare Ergebnis, und die Referenzpraxis Cedarbrae Dental Center in Toronto berichtet von rund 13 zusätzlichen Patienten pro Monat nach der Einführung.
Prüfung der Versicherungsleistungen
Der Versicherungsschutz wird geklärt, bevor der Patient eintrifft, sodass am Empfang niemand eine Leistungsübersicht entziffert, während das Wartezimmer voll läuft. Die Funktion ist eng, spart aber einige Minuten pro Besuch, und diese Minuten summieren sich über eine Woche.
Anrufverarbeitung nach PHIPA
SmileDial erklärt die volle Konformität mit dem Personal Health Information Protection Act, dem Gesetz von Ontario für Gesundheitsdaten. In einem Anruf fallen Namen, Behandlungsgründe und Versicherungsdaten, deshalb ist diese Zusage genau der Punkt, den Sie während der Demo schriftlich verlangen sollten. Fragen Sie, wo Aufzeichnungen liegen und wie lange sie aufbewahrt werden.
Vor- und Nachteile
Vorteile
- Das Telefon wird sonntags um zwei Uhr nachts abgenommen, also genau dann, wenn viele neue Patienten anrufen.
- Buchungen landen im Praxisverwaltungssystem, es gibt keine zweite Kalenderkopie zum Abgleichen.
- Die Einrichtung übernimmt der Anbieter samt Systemanbindung, was den üblichen Ärger in einer Praxis ohne IT-Kraft erspart.
- Ein Monat Testbetrieb lässt Sie die Anrufqualität mit echten Patienten beurteilen, bevor Sie unterschreiben.
- Bestätigungsanrufe und SMS zielen auf die zwei Lücken, die einer Zahnarztpraxis am meisten Umsatz kosten.
Nachteile
- Nur Kanada. Praxen außerhalb Kanadas oder kanadische Praxen mit einem System, das nicht auf der Liste steht, können es nicht wie vorgesehen nutzen.
- Ohne veröffentlichte Preise lässt sich der Aufwand nicht gegen einen Wettbewerber abwägen, ohne vorher eine Demo zu durchlaufen.
- Das öffentliche Produkt ist eine Sprachrezeption für Telefonanrufe. Webchat oder Online-Buchung werden nicht beworben, Anfragen über die Website bleiben also Ihre Sache.
- Eine öffentliche API-Dokumentation existiert nicht, eigene Auswertungen oder eine CRM-Synchronisierung sind heute keine Option.
Häufige Fragen
Es nimmt die Telefonleitung Ihrer Praxis mit einer Sprachassistentin an, bucht und verschiebt Termine im Praxisverwaltungssystem, ruft Patienten zur Bestätigung an und prüft den Versicherungsschutz. Im Alltag eine Rezeption, die jede Stunde arbeitet und nie Pause macht.
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