ASSIST Document Management Software
Assist (ASSIST.biz), Singapore · Productividad · Negocios
ASSIST es un software de gestión documental con IA para pymes de Singapur y Malasia. Extrae los datos de facturas y recibos, ordena las aprobaciones y presenta e-facturas conformes.
Acerca de ASSIST Document Management Software
What Is ASSIST
ASSIST.biz es una plataforma de automatización financiera pensada para empresas pequeñas y medianas del sudeste asiático. Reenvías facturas, recibos y notas de gastos por correo o los subes al panel, y el sistema los lee con extracción de datos con IA antes de volcar registros limpios en tu contabilidad.
El enemigo aquí es aburrido y caro: cada día alguien copia proveedores, importes y vencimientos de un PDF a una hoja de cálculo. ASSIST sustituye esa tarea por OCR, control de duplicados y sincronización con Xero o QuickBooks, de modo que la misma factura no se teclea dos veces ni se paga dos veces.
También hay límites que conviene saber. Los planes baratos traen pocas páginas al mes, la matriz de aprobación exige Premium y los archivos deben pesar menos de 1500 KB en jpg, png o pdf. Fuera de Singapur y Malasia la automatización contable sigue funcionando, pero la presentación de e-facturas está atada a esos dos sistemas fiscales.
Getting Started
- Crea la cuenta en ASSIST.biz con tu correo de trabajo y confirma el enlace de activación.
- Elige la vía de entrada: reenvía facturas a la dirección de tu bandeja ASSIST o sube los archivos directamente al panel.
- Revisa los campos extraídos de cada documento, corrige lo que la IA leyó mal y asigna el código contable que espera tu asesor.
- Conecta Xero o QuickBooks y envía el lote con un clic, o exporta un CSV si prefieres revisarlo antes.
Información del producto
Un vistazo rápido a los precios, las plataformas compatibles y el rendimiento de ASSIST Document Management Software.
Ideal para
Los usuarios, tareas y casos de uso en los que esta herramienta encaja mejor.
Usuarios
- Dueños de microempresas y autónomos
- Contables y firmas de externalización
- Equipos de recursos humanos y administración que gestionan gastos
Tareas
- Digitalización de facturas de proveedor en PDF
- Presentación de e-facturas en Singapur y Malasia
- Automatización de cuentas por pagar
Casos de uso
- La búsqueda de recibos en el cierre del año
- Facturas de proveedores extranjeros
- Crecimiento que rompe las aprobaciones manuales
Funciones clave
Extracción de datos con IA y SmartLearn
Cada documento subido se analiza para obtener proveedor, fecha, líneas de detalle, impuestos y totales, así que nadie vuelve a teclear cifras de un PDF. SmartLearn observa las correcciones que hace tu equipo y orienta la extracción hacia los formatos de tus proveedores. El sistema lee documentos en más de 20 idiomas, algo decisivo si compras fuera del país.
Presentación de e-facturas para Singapur y Malasia
ASSIST asume la parte normativa del software de facturación electrónica: valida el envío en tiempo real, lo tramita ante IRAS InvoiceNow o LHDN MyInvois y guarda la confirmación. Cada factura lleva su PDF y un código QR de verificación, y puedes mandarla al cliente con un clic.
Flujos de aprobación a medida
Los documentos avanzan por las etapas que definas, con reglas por importe y orden de firma. Una vista de estado muestra qué está pendiente, quién lo retiene y qué se atascó la semana pasada. La matriz de aprobación solo existe en Premium y Enterprise; con Standard se aprueba a mano.
Sincronización con Xero y QuickBooks
La integración con Xero y la integración con QuickBooks envían facturas y recibos ya extraídos a tu libro contable sin copiar y pegar. Los campos se configuran una vez y cada lote se sincroniza igual. Zapier, disponible desde Premium, conecta ASSIST con herramientas que no son contables, como mensajería o gestión de proyectos.
Detección de duplicados y clasificación
Los archivos se ordenan solos en recibos, facturas o notas de gastos, y puedes marcarlos como cobrar o pagar para los informes. El control de duplicados funciona documento a documento o sobre todo el espacio de trabajo, la protección más barata contra pagar dos veces la misma factura.
Exportaciones listas para tu asesor
Eliges los campos y los sacas en un CSV con el orden de columnas que quieras. Facturas, recibos, cuentas por pagar y por cobrar también se descargan en archivos separados, de modo que tu contable recibe un paquete ordenado y no un volcado gigante.
Ventajas y desventajas
Ventajas
- La prueba Premium de 14 días incluye 30 páginas de OCR y todas las funciones, sin tarjeta y sin compromiso.
- El acceso a funciones apenas cambia según el plan salvo la matriz de aprobación y Zapier, así que un equipo pequeño no se queda fuera de lo esencial.
- El cumplimiento de e-factura regional viene de fábrica, y te ahorra una herramienta extra para Singapur y Malasia.
- Los paquetes de páginas se compran una sola vez, de modo que un trimestre cargado no te obliga a subir de plan anual.
- El soporte responde por correo y FAQ en todos los planes, con gestor de cuenta en Enterprise.
Desventajas
- Standard se queda en 50 páginas al mes y Premium en 250, así que un mes con muchas facturas implica comprar páginas o cambiar de plan.
- La matriz de aprobación y Zapier desaparecen del plan gratuito al acabar la prueba, y eso golpea a quien necesita firmas más que volumen.
- Los archivos por encima de 1500 KB o en formatos distintos de jpg, png y pdf se rechazan en la entrega, y toca redimensionar o convertir a mano.
- En escaneos borrosos alguien tiene que revisar los campos extraídos, porque ningún OCR acierta en todos los tickets descoloridos.
Preguntas frecuentes
Lee documentos financieros, extrae los campos clave y lleva esos datos a tu software contable o a la presentación de e-facturas. En la práctica: escaneo de recibos, digitalización de facturas y aprobaciones en un mismo sitio.
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Base44 (Wix) · Programación · ProductividadBase Code es un entorno de desarrollo en la nube compartido de Base44. El equipo describe cambios sobre un repositorio de GitHub en el chat, los ve en una vista previa y los envía como pull requests.
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Knocket (Tencent RTC team) · Productividad · Negocios · ChatbotKnocket es una herramienta gratuita de chat en vivo y página de contacto: los visitantes escriben desde tu web, tu app o un enlace, y tú respondes desde Telegram o una sola bandeja.
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