dodocs AI

Los documentos entran por email, WhatsApp o carga desde el móvil, y la plataforma los deduplica y los pone en cola sin ordenarlos a mano. El extractor lee tablas complejas, descripciones de varias líneas e incluso recibos escritos a mano, y luego asigna cada uno a la cuenta correcta en unos segundos por página. Lo importante es que una factura de rutina nunca espera a una persona, y ahí se separa de una herramienta de OCR a secas.

La plataforma cruza las facturas con los extractos bancarios de forma automática, que es el paso que suele llevarse más tiempo. Los duplicados, los proveedores raros y los esquemas de facturación partida aparecen con su puntuación de confianza para que juzgues cada caso rápido. Aquí es donde la conciliación sale de la hoja de cálculo y se convierte en una cola de casos marcados.

Configuras un ciclo de reclamación una vez, y el agente se ocupa del cobro de documentos que faltan por email y WhatsApp. Registra la tasa de respuesta, insiste cada pocos días y cambia de tono cuando un contacto se calla, copiando al responsable si hace falta. Para un despacho, el efecto es que el trabajo de reclamación de un junior corre sin que haya un junior detrás.

Cada cliente puede correr con su propio nivel de confianza, desde Shadow, que procesa en silencio y no publica nada, hasta Aggressive, que publica todo y solo saca las anomalías reales. Un despacho prudente puede empezar en modo Shadow o Suggest y subir el nivel según los agentes se ganan la confianza. Ese control es lo que hace manejable un libro mayor autónomo para quien no quiere soltar la contabilidad el primer día.

Los documentos aprobados se sincronizan con QuickBooks Online, Xero o Zoho con una pista de auditoría completa, y la integración con QuickBooks es la más detallada de las tres. Cada apunte publicado guarda su documento de origen, la extracción, la prueba del cotejo y el revisor, así que un auditor sigue el rastro en un par de clics. Conectar QuickBooks también reduce las peticiones repetidas al cliente, porque el agente mira el libro antes de pedir un documento que ya existe.

Para los despachos, un panel clasifica a cada cliente por completitud documental y avance del cierre, y los cierres bloqueados explican por qué lo están. Una vista de margen compara los honorarios con las páginas procesadas y las horas ahorradas por cliente, y así se ve qué cuentas pierden dinero. El equipo puede reajustar el precio con datos en vez de a ojo.

Solo llegan a una persona los documentos que piden criterio: campos con poca confianza, líneas bancarias sin cotejo y avisos de política. La evidencia queda fijada junto a cada decisión, y una regla que fijas una vez la aplica el agente de ahí en adelante. En la práctica, el revisor atiende una porción pequeña de los documentos en lugar de todos.