Koolay AI Platform
Koolay · Otro
Koolay es software de gestión para nonprofits que reúne web, donaciones, CRM de donantes, búsqueda de subvenciones, redacción con IA, eventos y firma electrónica en un solo acceso. Los planes arrancan en 199 dólares al mes.
Acerca de Koolay AI Platform
About
Qué es Koolay
Koolay es una plataforma web de gestión de donantes pensada para nonprofits estadounidenses pequeñas y medianas, sobre todo para organizaciones que mueven entre 1 y 25 millones de dólares al año. En lugar de contratar un creador de webs para nonprofits, una herramienta de donaciones, una app de eventos, una suscripción de subvenciones y DocuSign por separado, todo vive sobre el mismo modelo de datos. Un donante que aporta en tu gala aparece en la misma ficha que la solicitud de subvención que redactaste la semana pasada.
El problema que ataca la empresa es concreto: las herramientas sueltas parecen baratas el primer año, y hacia el tercero el mantenimiento de integraciones y el cobro por usuario se comen el ahorro. La respuesta son un acceso, una factura y una lista de precios publicada. El proveedor declara SOC 2 Type II, SSO y SAML, permisos por rol y registro de auditoría, algo que pesa cuando el revisor técnico del consejo opina.
Los límites también son claros. Koolay apunta a equipos que quieren un sistema listo para usar, así que quien tenga objetos personalizados complejos o un Salesforce ya consolidado encontrará más margen en los incumbentes. La base de subvenciones se centra en Estados Unidos y el onboarding da por hecho que trasladas tu historial en vez de mantener dos sistemas en paralelo.
Primeros pasos
- Crea la cuenta en koolay.com. Grant Hub Lite es gratis para organizaciones que facturan menos de 1 millón de dólares, y los planes de pago incluyen 14 días de prueba.
- Introduce tu EIN para que la base de subvenciones cruce oportunidades con tu misión y tu ubicación.
- Elige una plantilla y publica la web, las páginas de donación y los formularios, o deja que el equipo de onboarding migre el historial de donantes.
- Invita al personal, asigna roles y conecta correo, eventos y firma para que cada registro quede en una sola línea de tiempo.
Información del producto
Un vistazo rápido a los precios, las plataformas compatibles y el rendimiento de Koolay AI Platform.
Ideal para
Los usuarios, tareas y casos de uso en los que esta herramienta encaja mejor.
Usuarios
- Dirección ejecutiva de nonprofits de 1 a 25 millones
- Dirección de desarrollo que persigue subvenciones y grandes donantes
- Equipos de desarrollo de una o dos personas
Tareas
- Llevar una campaña de recaudación desde la landing hasta el recibo fiscal
- Buscar y solicitar subvenciones
- Recoger firmas en convenios de subvención, cartas de compromiso y actas del consejo
Casos de uso
- Sustituir un montaje de CMS, herramienta de donaciones, app de eventos, plataforma de correo y contrato de firma
- Salir de Blackbaud Raiser's Edge NXT o de un Salesforce NPSP congelado
- Temporada de consejos
Funciones clave
Búsqueda de subvenciones por EIN
La base incluye 1,9 millones de nonprofits, 184 000 financiadores, convocatorias de Grants.gov, RFP corporativas y expedientes 990-PF. Introducen el EIN una vez y el sistema filtra por misión, zona y elegibilidad en vez de entregar un listado del portal federal. Cada perfil de financiador muestra su historial de concesiones, útil para decidir si una solicitud merece las horas que cuesta.
Redactor de subvenciones con IA y puntuación Why-GO
El redactor parte de tu declaración de misión, tus presupuestos y tus envíos anteriores, así que el primer borrador ya suena a tu organización. La puntuación Why-GO marca las respuestas flojas antes de que las lea el responsable del programa. El historial de versiones conserva cada cambio y deja reutilizar el lenguaje que funcionó.
CRM de donantes con donaciones recurrentes y recibos
Contactos, aportaciones, segmentos, valor de vida y calendarios recurrentes comparten una línea de tiempo, y los recibos fiscales salen solos. La sincronización bancaria con Plaid del plan Enterprise cruza ingresos con donaciones y acorta el cierre de mes. Los fondos restringidos y no restringidos quedan separados para la auditoría.
Web, páginas de donación y formularios en un solo CMS
La web pública, el blog, las páginas de campaña y los formularios de donación salen del mismo sistema que guarda tus donantes. Las plantillas publicadas funcionan sin desarrollador y las respuestas de formulario vuelven a la ficha del contacto. Se acaba la brecha habitual entre las analíticas del sitio y el historial de aportaciones.
Eventos con asistencia volcada en la ficha
Reservas de pago, venta de entradas y un calendario interno con salas reservables conviven con tus eventos públicos. La asistencia, los ingresos por entradas y los datos del donante se enganchan al mismo registro, de modo que la siguiente petición usa asistencia real. El sistema bloquea las reservas dobles por sala.
Firma electrónica integrada para subvenciones y consejo
La firma electrónica para nonprofits suele implicar otro contrato con un proveedor. Aquí los convenios de subvención, las cartas de compromiso, los patrocinios y los documentos del consejo se firman dentro de Koolay y el archivo queda en la ficha. No hay suscripción aparte ni PDF descargado para adjuntar después. El rastro de auditoría recoge quién firmó, cuándo y desde dónde.
Ventajas y desventajas
Ventajas
- Subvenciones, donantes, eventos y firma comparten un modelo de datos, lo que elimina el trabajo de exportar y volver a importar que consume horas del equipo.
- Un precio publicado de 199 y 299 dólares al mes hace previsible la aprobación del presupuesto en un consejo pequeño.
- La búsqueda de subvenciones viene en el plan y no como complemento aparte, y Grant Hub Lite es gratis por debajo de 1 millón de dólares.
- La migración del historial de donantes entra en el onboarding, con limpieza, mapeo de campos y ejecución en paralelo.
- SOC 2 Type II, SSO, permisos por rol y registro de auditoría responden a casi cualquier cuestionario de seguridad antes de la primera llamada.
Desventajas
- La base de subvenciones se apoya en financiadores estadounidenses y datos del IRS, así que una entidad que recauda en Canadá o Europa pierde una función central.
- Los equipos con muchos objetos personalizados o un Salesforce ya montado chocarán con un modelo de datos fijo.
- Los planes de entrada limitan a 5 y 25 usuarios, de modo que una plantilla mayor o paga más o comparte accesos, lo que rompe el registro de auditoría.
- La sincronización bancaria y la consola multi-organización viven en Enterprise, es decir, presupuesto a medida y conversación comercial.
Preguntas frecuentes
Koolay cubre la operación diaria de una nonprofit: web pública, páginas de donación, fichas de donantes, eventos, búsqueda y solicitud de subvenciones y firma electrónica. La idea es mantener los datos de recaudación en un sitio y no sincronizando cinco herramientas.
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