Zoho WorkDrive

Las Team Folders dan a todo un grupo un único hogar para sus archivos, y los roles deciden quién puede ver, editar o administrar. La compartición puede limitarse a una subcarpeta concreta, de modo que un colaborador externo ve una carpeta y no el disco entero. Cada Team Folder mantiene su propia pestaña Papelera, lo que simplifica recuperar algo borrado por error.

Writer, Sheet y Show se ejecutan dentro de WorkDrive, así que el equipo redacta documentos, monta hojas de cálculo y arma presentaciones sin exportar nada. La coedición ocurre en tiempo real, los comentarios se anclan a pasajes concretos y la opción de check-in y check-out bloquea un archivo mientras alguien lo retoca.

Zia indexa los archivos, de modo que encuentras un documento describiendo lo que contiene en vez de recordar su nombre. La capa de IA también transcribe audio y vídeo, lo que convierte grabaciones de reuniones y notas de voz en texto consultable. En el plan Business, una función en beta deja que los miembros hagan preguntas dentro de un archivo y reciban respuestas sacadas de su contenido.

Los workflows predeterminados cubren procesos habituales desde el primer momento, y el plan Business desbloquea workflows personalizados creados desde cero. El equipo monta automatizaciones específicas que mueven, comparten o archivan documentos solas, y las funciones y conexiones personalizadas llevan esos flujos a apps externas.

WorkDrive aplica seguridad de nivel empresarial en los planes de pago, y Business suma políticas de prevención de pérdida de datos y etiquetas de clasificación que restringen copiar, imprimir y compartir fuera. Un registro de auditoría administrativo conserva un historial exportable de las acciones de usuarios y administradores, justo la evidencia que suelen pedir las revisiones de cumplimiento.

Las apps nativas para Windows, macOS, Linux, Android y iOS mantienen los archivos disponibles sin conexión y sincronizados cuando vuelve la red. WorkDrive Snap graba pantalla, vídeo y audio desde dentro de la app, y cualquiera puede respaldar los archivos del equipo en local para trabajar con poca conectividad.

Los enlaces de compartición dejan que gente de fuera de tu organización vea o descargue un archivo sin registrarse, y los planes de pago admiten hasta 500 usuarios externos únicos. Los usuarios cliente tienen su propio acceso limitado dentro del equipo, aunque esos puestos se compran como licencia adicional aparte.

Una API REST amplia cubre tareas de administración como gestionar equipos y Team Folders junto a tareas no administrativas como subir, descargar y buscar. Las especificaciones OpenAPI y los webhooks hacen viable enviar eventos de WorkDrive a apps externas y conectar la plataforma con herramientas de terceros.