ASSIST Document Management Software
Assist (ASSIST.biz), Singapore · Productivité · Entreprise
ASSIST est un logiciel de gestion documentaire dopé à l'IA pour les petites entreprises de Singapour et de Malaisie. Il extrait les données des factures et des reçus, gère les validations et dépose les factures électroniques.
À propos de ASSIST Document Management Software
What Is ASSIST
ASSIST.biz est une plateforme d'automatisation financière conçue pour les PME d'Asie du Sud-Est. Vous transférez vos factures, reçus et notes de frais par courriel ou vous les déposez dans le tableau de bord, et le service les lit par extraction de données par IA avant d'envoyer des écritures propres dans votre comptabilité.
Le problème visé est ennuyeux et coûteux : chaque jour, quelqu'un recopie un fournisseur, un montant et une échéance depuis un PDF vers un tableur. ASSIST remplace cette corvée par de l'OCR, un contrôle des doublons et une synchronisation vers Xero ou QuickBooks, si bien que la même facture n'est ni saisie deux fois ni payée deux fois.
Les limites comptent aussi. Les formules les moins chères offrent peu de pages par mois, la matrice de validation exige un abonnement Premium, et les fichiers doivent rester sous 1500 Ko en jpg, png ou pdf. Hors de Singapour et de Malaisie, l'automatisation comptable fonctionne toujours, mais le dépôt des factures électroniques reste calé sur ces deux régimes fiscaux.
Getting Started
- Créez votre compte sur ASSIST.biz avec votre adresse professionnelle et validez le lien d'activation.
- Choisissez la porte d'entrée : transférez les factures vers l'adresse de votre boîte ASSIST ou déposez les fichiers directement dans le tableau de bord.
- Vérifiez les champs extraits de chaque document, corrigez ce que l'IA a mal lu et renseignez le code comptable attendu par votre cabinet.
- Connectez Xero ou QuickBooks, puis envoyez le lot en un clic, ou exportez un CSV si vous préférez relire avant.
Informations sur le produit
Aperçu des tarifs, des plateformes compatibles et des performances de ASSIST Document Management Software.
Idéal pour
Les utilisateurs, tâches et cas d'usage où cet outil convient le mieux.
Utilisateurs
- Dirigeants de très petites entreprises et indépendants
- Comptables et cabinets externalisés
- Équipes RH et administration qui traitent les notes de frais
Tâches
- Numérisation de factures fournisseurs au format PDF
- Dépôt des factures électroniques à Singapour et en Malaisie
- Automatisation des fournisseurs
Cas d'usage
- La chasse aux reçus à la clôture
- Factures de fournisseurs étrangers
- La croissance qui casse les validations manuelles
Fonctionnalités clés
Extraction de données par IA et SmartLearn
Chaque document déposé est analysé pour en tirer fournisseur, date, lignes de détail, taxes et totaux, donc plus personne ne retape des chiffres lus sur un PDF. SmartLearn observe les corrections de votre équipe et oriente l'extraction vers les maquettes de vos fournisseurs. Le service lit des documents dans plus de 20 langues, un point décisif si vous achetez à l'étranger.
Facturation électronique pour Singapour et la Malaisie
ASSIST prend en charge le volet réglementaire du logiciel de facturation électronique : validation en temps réel, transmission à IRAS InvoiceNow ou à LHDN MyInvois, archivage de la confirmation. Chaque facture embarque un PDF et un QR code de vérification, et part chez le client en un clic.
Circuits de validation sur mesure
Les documents avancent dans les étapes que vous définissez, avec des règles par montant et un ordre de signature. Un écran de suivi indique ce qui attend, chez qui, et ce qui a bloqué la semaine dernière. La matrice de validation n'existe qu'en Premium et Enterprise ; en Standard, la validation reste manuelle.
Synchronisation Xero et QuickBooks
L'intégration Xero et l'intégration QuickBooks poussent factures et reçus déjà extraits dans votre grand livre, sans copier-coller. Les champs se paramètrent une fois et chaque lot suit le même chemin. Zapier, à partir de Premium, relie ASSIST aux outils hors comptabilité, messagerie ou gestion de projet par exemple.
Détection des doublons et classement
Les fichiers se rangent seuls en reçus, factures ou notes de frais, et vous pouvez les marquer en clients ou fournisseurs pour les rapports. Le contrôle des doublons tourne document par document ou sur tout l'espace de travail, la protection la moins chère contre un paiement en double.
Des exports prêts pour votre comptable
Vous choisissez les champs, puis vous sortez un CSV dans l'ordre de colonnes voulu. Factures, reçus, fournisseurs et clients se téléchargent aussi en fichiers séparés, de sorte que votre comptable reçoit un dossier propre au lieu d'un gros vrac.
Avantages et inconvénients
Avantages
- L'essai Premium de 14 jours ouvre 30 pages d'OCR et toutes les fonctions, sans carte bancaire et sans engagement.
- L'accès aux fonctions bouge peu d'une formule à l'autre, hors matrice de validation et Zapier, donc une petite équipe garde l'essentiel.
- La conformité à la facturation électronique régionale est intégrée d'origine, ce qui évite un outil de dépôt supplémentaire pour Singapour et la Malaisie.
- Les packs de pages s'achètent une seule fois, un trimestre chargé ne vous force donc pas à passer à l'annuel.
- Le support répond par courriel et FAQ sur toutes les formules, avec un chargé de compte en Enterprise.
Inconvénients
- Standard plafonne à 50 pages par mois et Premium à 250 : un mois riche en factures impose d'acheter des pages ou de monter d'un cran.
- La matrice de validation et Zapier disparaissent de la formule gratuite à la fin de l'essai, ce qui pénalise ceux qui ont besoin de signatures plus que de volume.
- Les fichiers au-delà de 1500 Ko ou dans un format autre que jpg, png et pdf sont refusés à la livraison, et il faut redimensionner ou convertir à la main.
- Sur un scan pâle, quelqu'un doit relire les champs extraits, car aucun OCR ne traite parfaitement tous les tickets décolorés.
Questions fréquentes
Il lit des documents financiers, en extrait les champs clés et pousse ces données vers votre logiciel comptable ou vers le dépôt de factures électroniques. En clair : scan de reçus, numérisation de factures et validation au même endroit.
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