Koolay AI Platform
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Koolay est un logiciel de gestion pour associations qui réunit site, dons, CRM donateurs, recherche de subventions, rédaction assistée par IA, événements et signature électronique dans un seul compte. Les offres démarrent à 199 dollars par mois.
À propos de Koolay AI Platform
About
Qu'est-ce que Koolay
Koolay est une plateforme web de gestion des donateurs conçue pour les associations américaines de taille moyenne, en pratique celles dont le budget annuel se situe entre 1 et 25 millions de dollars. Au lieu de souscrire séparément un créateur de sites pour associations, un outil de dons, une application d'événements, un abonnement de subventions et DocuSign, tout repose sur le même modèle de données. Un donateur qui donne lors de votre gala apparaît sur la même fiche que la demande de subvention rédigée la semaine précédente.
La cible est un gaspillage bien connu : les outils isolés semblent bon marché la première année, puis la maintenance des intégrations et la facturation par utilisateur absorbent l'économie vers la troisième. La réponse tient en un identifiant, une facture et une grille tarifaire publiée. L'éditeur annonce SOC 2 Type II, SSO et SAML, des droits par rôle et un journal d'audit, ce qui compte quand le responsable informatique du conseil donne son avis.
Les limites sont réelles. Koolay vise les équipes qui veulent un système prêt à l'emploi, donc une organisation avec beaucoup d'objets personnalisés ou un Salesforce déjà installé trouvera plus de souplesse chez les acteurs historiques. La base de subventions est centrée sur les États-Unis, et l'accompagnement suppose que vous transfériez votre historique plutôt que de faire tourner deux systèmes en parallèle.
Premiers pas
- Créez votre compte sur koolay.com. Grant Hub Lite est gratuit pour les organisations sous 1 million de dollars de recettes, et les offres payantes incluent 14 jours d'essai.
- Renseignez votre EIN pour que la base de subventions croise les appels à projets avec votre mission et votre implantation.
- Choisissez un thème et publiez le site, les pages de don et les formulaires, ou confiez la migration de l'historique des donateurs à l'équipe d'intégration.
- Invitez vos collègues, attribuez les rôles et reliez e-mail, événements et signature pour que chaque fiche tienne sur une seule chronologie.
Informations sur le produit
Aperçu des tarifs, des plateformes compatibles et des performances de Koolay AI Platform.
Idéal pour
Les utilisateurs, tâches et cas d'usage où cet outil convient le mieux.
Utilisateurs
- Directions générales d'associations de 1 à 25 millions de dollars
- Directions du développement qui courent après les subventions et les grands donateurs
- Équipes de développement d'une ou deux personnes
Tâches
- Mener une campagne de collecte de la page d'accueil au reçu fiscal
- Trouver et déposer des subventions
- Recueillir des signatures sur les conventions de subvention, les promesses de don et les délibérations du conseil
Cas d'usage
- Remplacer un empilement de CMS, outil de dons, application d'événements, plateforme d'e-mail et contrat de signature
- Quitter Blackbaud Raiser's Edge NXT ou un Salesforce NPSP figé
- La saison des conseils
Fonctionnalités clés
Recherche de subventions par EIN
La base couvre 1,9 million d'associations, 184 000 financeurs, les appels de Grants.gov, les RFP d'entreprises et les dossiers 990-PF. Vous saisissez l'EIN une fois et le système filtre par mission, territoire et éligibilité au lieu de vous livrer la liste du portail fédéral. Chaque fiche de financeur montre ses attributions passées, de quoi juger si un dossier mérite les heures qu'il demande.
Rédacteur de subventions IA avec score Why-GO
Le rédacteur part de votre énoncé de mission, de vos budgets et de vos précédents dossiers, si bien que la première version sonne déjà comme votre organisation. Le score Why-GO signale les réponses faibles avant que le chargé de programme ne les lise. L'historique des versions conserve chaque modification et permet de réutiliser les formulations qui ont marché.
CRM donateurs avec dons récurrents et reçus
Contacts, dons, segments, valeur vie et échéanciers récurrents tiennent sur une chronologie, et les reçus fiscaux partent automatiquement. La synchronisation bancaire Plaid de l'offre Enterprise rapproche les dépôts des dons et raccourcit la clôture mensuelle. Les fonds affectés et non affectés restent séparés pour l'audit.
Site, pages de don et formulaires dans un seul CMS
Le site public, le blog, les pages de campagne et les formulaires de don sortent du système qui héberge vos donateurs. Les thèmes publiés fonctionnent sans développeur, et les réponses de formulaire reviennent sur la fiche du contact. Fini l'écart classique entre les statistiques du site et l'historique des dons.
Événements avec présence inscrite sur la fiche
Réservations payantes, billetterie et calendrier interne avec salles réservables tournent à côté de vos événements publics. Présence, recettes de billetterie et données du donateur se rattachent à la même fiche, donc la relance suivante s'appuie sur des présences réelles. Le système bloque les doubles réservations par salle.
Signature électronique intégrée pour subventions et conseil
La signature électronique pour associations passe d'ordinaire par un contrat de plus. Ici, conventions de subvention, promesses de don, contrats de sponsoring et documents du conseil se signent dans Koolay, et le fichier reste sur la fiche. Pas d'abonnement séparé, pas de PDF téléchargé à joindre ensuite. La piste d'audit indique qui a signé, quand et d'où.
Avantages et inconvénients
Avantages
- Subventions, donateurs, événements et signature partagent un modèle de données, ce qui supprime l'export puis réimport qui consomme des heures.
- Un prix publié de 199 et 299 dollars par mois rend la validation budgétaire prévisible pour un petit conseil.
- La recherche de subventions est comprise dans l'offre et non vendue à part, et Grant Hub Lite est gratuit sous 1 million de dollars de recettes.
- La migration de l'historique des donateurs entre dans l'intégration, avec nettoyage, correspondance des champs et exécution en parallèle.
- SOC 2 Type II, SSO, droits par rôle et journal d'audit répondent à la plupart des questionnaires de sécurité avant le premier appel.
Inconvénients
- La base de subventions s'appuie sur les financeurs américains et les données de l'IRS, donc une organisation qui collecte au Canada ou en Europe perd une fonction centrale.
- Les équipes avec de nombreux objets personnalisés ou un Salesforce déjà bâti se heurteront au modèle de données figé.
- Les offres d'entrée plafonnent à 5 et 25 utilisateurs, donc une équipe plus large paie davantage ou partage des accès, ce qui vide la piste d'audit de son sens.
- Synchronisation bancaire et console multi-organisations restent sur Enterprise, autrement dit devis et échange commercial.
Questions fréquentes
Koolay couvre le fonctionnement quotidien d'une association : site public, pages de don, fiches donateurs, événements, recherche et dépôt de subventions, signature électronique. L'objectif est de garder les données de collecte au même endroit au lieu de synchroniser cinq outils.
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