EasyFill.ai
EasyFill.ai · 生産性向上
EasyFill.aiは、PDFやテンプレートを入力可能なWebフォームに変えるオンラインフォーム作成ツールだ。電子署名、顧客プロフィール、表計算ソフトへの書き出しを備える。
EasyFill.ai について
What Is EasyFill.ai
EasyFill.aiは、紙の書類が中心に残っている中小企業向けのフォーム作成ツールだ。PDFをアップロードするかフォームテンプレートを選び、回答欄がどこに置かれたかを確認してから、リンクを公開するか自社サイトに埋め込む。出来上がるのは見慣れたレイアウトの入力可能なPDFで、違うのは印刷せずブラウザで記入する点だけだ。
本来は別々のツールに分かれる三つの作業を一つにまとめている。フォームを作る、署名を集める、誰が何を送ったかを把握する、この三つだ。顧客プロフィールはフォームの隣に置かれるので、入園申込書とその家族が切り離されない。チームのメンバーは担当に応じた権限で入る。
料金を払う前に制約を知っておきたい。無料プランはなく、請求は年単位だ。自動の欄検出は出発点であって完成品ではない。スキャンした書類や項目の詰まった書類は、ページごとに目で確認する必要がある。
Getting Started
- easyfill.aiでアカウントを作り、ワークスペースを開く。
- PDFをアップロードするか、入園、顧客登録、各種申請、イベント向けのテンプレートから始める。
- 検出された欄を確認し、必要なら種類を変え、ページからはみ出した欄を置き直す。
- サンプルの回答で一度テストしてから共有する。
- 公開して、リンクを送るか埋め込みコードをサイトに貼る。
AIツール情報
EasyFill.aiの料金、対応プラットフォーム、性能を簡単に確認できます。
こんな人におすすめ
このツールが最も力を発揮するユーザー、タスク、シーン。
ユーザー
- 保育園や幼稚園：入園書類は長く、同じ内容の繰り返しが多い。同じPDFを入力可能にすれば、保護者は印刷せず、職員は打ち直さずに済む。初回は検出された欄を一つずつ確認したい。
- 小規模な専門事務所：顧客登録フォーム、同意書、連絡先が同じワークスペースに収まる。同じ人が二度目の予約で戻ってくると差が出る。
- NPOのプログラム担当：ボランティアと参加者のフォームが同じテンプレート群から作れる。非営利向けの割引プログラムを使えば導入費も下がる。
タスク
- 手持ちのPDFを入力可能なフォームに変える：自動対応づけがほとんどの欄を置く。抜けた欄と種類の違う欄は自分で直す。
- 同意書や契約書の署名を集める：署名欄がフォームの中にあるので、署名済みの紙をスキャンし直す必要がない。
- 回答を表計算ソフトに書き出す：送信内容を検索し、Excelやレポートツールで扱いたいときにダウンロードできる。
シーン
- 受付の印刷とスキャンの往復をなくす：保護者は来所前にスマホで記入し、職員は紙の写真ではなく回答そのものを開く。
- 新規顧客の書類をまとめてそろえる：関連する連絡先と複数のフォームが一つのプロフィールにぶら下がり、履歴が複数の受信箱に散らばらない。
- 季節イベントの申し込みを回す：テンプレート一つで参加登録と同意事項をまかない、同じリンクがPCでもスマホでも機能する。
主な機能
PDFを入力可能なフォームに変換
PDFをアップロードすると、EasyFill.aiがページを走査して回答欄を探し、対応する欄を置いていく。このAI支援の欄対応づけが、時間を節約できるかを左右する。きれいなデジタルPDFはよく読め、スキャンは手作業の修正が要る。
回答に合った欄の種類
テキスト、メール、電話、日付、プルダウン、チェックボックス、ラジオボタン、署名がそろう。PDFで選択肢を丸囲みさせる場合は円欄も使える。種類を正しく選べば、誤ったデータを入口で止められる。メール欄は電話番号を受信箱に届く前に弾く。
定番書類のテンプレート集
テンプレートは保育園の入園、顧客登録、各種申請、イベントを網羅する。どれも書き換え前提の下書きなので、白紙から組み立てるのではなく質問文を編集する作業になる。
顧客プロフィールと関連連絡先
フォームは顧客プロフィールにつながり、関係する人物を同じプロフィールにまとめられる。家族が二人の子どもを申し込んでも、企業が三人の社員を送っても、回答は切り離されずにつながったまま残る。
リンク共有とサイトへの埋め込み
公開したフォームには共有リンクと埋め込みの選択肢が付く。サイトのボタンの後ろに置いても、直接送ってもいい。変更を公開したあとも、有効なリンクは同じままだ。
回答の検索と表計算ソフトへの書き出し
送信内容は検索でき、一件ずつ開ける。アプリの外で並べ替えや絞り込みをしたければ表計算ソフトとして書き出せる。使えるかどうかはフォームとプランによるので、選んだプランで書き出し機能を確認しておきたい。
メリットとデメリット
メリット
- 顧客が見慣れた書類のレイアウトを保つので、記入方法を尋ねられる回数が減る。
- フォーム、署名、顧客プロフィールが一か所に集まり、三つのサブスクリプションを抱えずに済む。
- Androidアプリがあれば席を離れてもフォームと回答を扱える。複数の部屋を行き来する職員に向く。
- 非営利とスタートアップ向けのプログラムで、条件を満たす組織は価格を下げられる。
デメリット
- 無料プランがない。最も安い選択肢は年185ドルで、年に二回だけフォームを使う人には重い判断になる。
- 自動のPDF欄検出はスキャンや詰まったページで漏れる。最初の公開前に手作業の修正を見込んでおきたい。
- 公開APIがない。フォームのデータをCRMや社内システムへ自動で送りたい場合には選べない。
よくある質問
手持ちのPDFやテンプレートからオンラインフォームを作り、回答を集め、署名を取得し、送信内容を顧客プロフィールと一緒に保管する。紙のフォームがブラウザに引っ越したものだと考えればいい。
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