Zoho WorkDrive

Team Foldersはグループ全体にファイルの置き場を一つ与え、役割が閲覧、編集、管理の可否を決める。共有範囲は特定のサブフォルダまで狭められるので、外部の協力者はフォルダ一つだけを見る。ドライブ全体は見えない。各Team Folderは専用のゴミ箱タブを持つため、誤って消した項目の復元も簡単だ。

Writer、Sheet、ShowはWorkDriveの中で動く。文書を書き、表計算を組み、プレゼンを作るまで、書き出しの手間は要らない。共同編集はリアルタイムで進み、コメントは特定の箇所に付き、誰かが手直ししている間はチェックインとチェックアウトでファイルをロックできる。

Ziaはファイルを索引化するので、名前を思い出さなくても中身を説明すれば文書が見つかる。AI層は音声と動画も文字起こしする。会議の録音やボイスメモが検索できるテキストに変わる。Businessプランではベータ機能として、メンバーがファイル内で質問し、その内容から答えを得られる。

既定のワークフローはよくある業務を最初からこなす。Businessプランはゼロから組むカスタムワークフローを開放する。内容に応じた自動処理を組めば、文書が自ら移動し、共有され、格納される。カスタム関数と接続がその流れを外部アプリへ広げる。

WorkDriveは有料プランで企業向けのセキュリティを備える。Businessは情報漏えい対策ポリシーと分類ラベルを加え、コピー、印刷、外部共有を制限する。管理監査ログは利用者と管理者の操作を書き出せる形で残す。コンプライアンス審査が求める証跡そのものだ。

Windows、macOS、Linux、Android、iOSのネイティブアプリが、ファイルをオフラインで使える状態に保ち、接続が戻れば同期する。WorkDrive Snapはアプリ内から画面、動画、音声を録画する。チームのファイルを端末にバックアップすれば、通信が不安定な場所でも作業できる。

共有リンクがあれば、組織外の人も登録なしでファイルを閲覧・ダウンロードできる。有料プランは最大500人の重複しない外部ユーザーに対応する。クライアントユーザーはチーム内に限られた専用アクセスを持つが、その席は別売りの追加ライセンスになる。

充実したREST APIが、チームやTeam Foldersの管理といった管理者向けの処理と、アップロード、ダウンロード、検索といった非管理者向けの処理をカバーする。OpenAPI仕様とWebhookにより、WorkDriveのイベントを外部アプリへ送り、外部ツールとつなぐことが現実的になる。