ASSIST Document Management Software
Assist (ASSIST.biz), Singapore · Produktivität · Business
ASSIST ist KI-Software für Dokumentenmanagement für kleine Unternehmen in Singapur und Malaysia. Sie liest Rechnungen und Belege aus, steuert Freigaben und reicht E-Rechnungen regelkonform ein.
Über ASSIST Document Management Software
What Is ASSIST
ASSIST.biz ist eine Plattform für Finanzautomatisierung, gebaut für kleine und wachsende Firmen in Südostasien. Sie leiten Rechnungen, Belege und Spesenbelege per E-Mail weiter oder laden sie im Dashboard hoch, und das System liest sie per KI-Datenextraktion aus, bevor saubere Datensätze in die Buchhaltung wandern.
Das Problem dahinter ist unspektakulär und teuer: Jeden Tag tippt jemand Lieferant, Betrag und Fälligkeit aus einem PDF in eine Tabelle. ASSIST ersetzt diese Arbeit durch OCR, Dublettenprüfung und eine Synchronisierung mit Xero oder QuickBooks, damit dieselbe Rechnung nicht zweimal erfasst und nicht zweimal bezahlt wird.
Die Grenzen gehören zur Wahrheit. Die günstigen Tarife haben wenige Seiten pro Monat, die Freigabematrix verlangt Premium, und Dateien müssen unter 1500 KB liegen und jpg, png oder pdf sein. Außerhalb Singapurs und Malaysias läuft die Buchhaltungsautomatisierung weiter, die E-Rechnung ist jedoch auf diese beiden Steuersysteme zugeschnitten.
Getting Started
- Melden Sie sich auf ASSIST.biz mit der Firmenadresse an und bestätigen Sie den Aktivierungslink.
- Wählen Sie den Eingang: Rechnungen an die Adresse Ihres ASSIST-Postfachs weiterleiten oder Dateien direkt im Dashboard hochladen.
- Prüfen Sie die ausgelesenen Felder je Dokument, korrigieren Sie Fehllesungen und vergeben Sie das Sachkonto, das Ihre Buchhaltung erwartet.
- Verbinden Sie Xero oder QuickBooks und schicken Sie den Stapel mit einem Klick weiter, oder exportieren Sie eine CSV, wenn Sie vorher selbst prüfen möchten.
Produktinformationen
Ein kurzer Überblick über Preise, unterstützte Plattformen und die Leistung von ASSIST Document Management Software.
Am besten für
Die Nutzer, Aufgaben und Szenarien, für die dieses Tool am besten passt.
Nutzer
- Inhaber von Kleinstbetrieben und Freelancer
- Buchhalter und extern arbeitende Kanzleien
- Personal- und Verwaltungsteams mit Spesenabrechnungen
Aufgaben
- Rechnungserfassung aus Lieferanten-PDFs
- E-Rechnungen in Singapur und Malaysia einreichen
- Kreditorenbuchhaltung automatisieren
Szenarien
- Belegsuche zum Jahresabschluss
- Rechnungen ausländischer Lieferanten
- Wachstum, das manuelle Freigaben sprengt
Wichtigste Funktionen
KI-Datenextraktion mit SmartLearn
Jedes hochgeladene Dokument wird auf Lieferant, Datum, Positionen, Steuer und Summen geprüft, damit niemand Zahlen aus einem PDF abtippt. SmartLearn beobachtet die Korrekturen Ihres Teams und richtet die Extraktion auf die Layouts Ihrer Lieferanten aus. Das System liest Dokumente in über 20 Sprachen, was bei Einkäufen im Ausland den Unterschied macht.
E-Rechnungen für Singapur und Malaysia
ASSIST übernimmt den regulatorischen Teil der E-Rechnungs-Software: Prüfung in Echtzeit, Übergabe an IRAS InvoiceNow oder LHDN MyInvois, Ablage der Bestätigung. Jede Rechnung trägt ein PDF und einen QR-Code zur Prüfung, und geht per Klick an den Kunden.
Individuelle Freigabeprozesse
Dokumente laufen durch die Stufen, die Sie festlegen, mit Regeln nach Betrag und Reihenfolge der Zeichnung. Eine Statusansicht zeigt, was wartet, bei wem es liegt und was letzte Woche hängen blieb. Die Freigabematrix gibt es nur in Premium und Enterprise; im Standard wird manuell freigegeben.
Synchronisierung mit Xero und QuickBooks
Die Xero-Integration und die QuickBooks-Integration schieben ausgelesene Rechnungen und Belege ins Hauptbuch, ohne Kopieren und Einfügen. Felder werden einmal zugeordnet, danach läuft jeder Stapel gleich. Zapier ab Premium verbindet ASSIST mit Werkzeugen außerhalb der Buchhaltung, etwa Messaging oder Projektplanung.
Dublettenprüfung und Dokumentenklassifizierung
Dateien werden selbsttätig als Beleg, Rechnung oder Spesenbeleg einsortiert, und Sie können sie für Auswertungen als Forderung oder Verbindlichkeit markieren. Die Dublettenprüfung läuft pro Dokument oder über den ganzen Arbeitsbereich, der billigste Schutz gegen eine doppelt bezahlte Lieferantenrechnung.
Exporte, die Ihre Buchhaltung direkt nutzt
Sie wählen die Felder und laden eine CSV in der gewünschten Spaltenreihenfolge. Rechnungen, Belege, Verbindlichkeiten und Forderungen lassen sich zusätzlich als getrennte Dateien herunterladen, sodass die Buchhaltung ein sauberes Paket bekommt statt eines großen Datenbergs.
Vor- und Nachteile
Vorteile
- Die 14-tägige Premium-Testphase enthält 30 OCR-Seiten und alle Funktionen, ohne Karte und ohne Bindung.
- Der Funktionsumfang ändert sich kaum mit dem Tarif, außer Freigabematrix und Zapier, ein kleines Team verliert also nicht das Wesentliche.
- Die regionale E-Rechnungs-Pflicht ist eingebaut und nicht angeflanscht, das spart ein zusätzliches Einreichungswerkzeug für Singapur und Malaysia.
- Seitenpakete kaufen Sie einmalig, ein volles Quartal zwingt also nicht in den Jahrestarif.
- Der Support antwortet per E-Mail und FAQ in jedem Tarif, im Enterprise mit festem Ansprechpartner.
Nachteile
- Standard endet bei 50 Seiten im Monat, Premium bei 250, ein rechnungsstarker Monat bedeutet also Zusatzseiten oder ein Tarifwechsel.
- Freigabematrix und Zapier fallen im Gratis-Tarif nach der Testphase weg, was Teams trifft, die Zeichnungen eher brauchen als Volumen.
- Dateien über 1500 KB oder in anderen Formaten als jpg, png und pdf werden bei der Zustellung abgelehnt, dann hilft nur Verkleinern oder Umwandeln von Hand.
- Bei blassen Scans muss jemand die ausgelesenen Felder nachsehen, denn kein OCR trifft jeden verblassten Kassenbon sauber.
Häufige Fragen
Es liest Finanzdokumente, zieht die wichtigen Felder heraus und bringt diese Daten in Ihre Buchhaltungssoftware oder in die E-Rechnungseinreichung. Also Belegscanning, Rechnungserfassung und Freigaben an einer Stelle.
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