DocuSmart AI

DocuSmart AI nutzt RAG-Suche, den gleichen abruforientierten Ansatz, der hinter vielen Dokumentenchats steht. Es durchsucht zuerst Ihre indexierten Dokumente, findet die relevanten Passagen und nutzt dann ein Sprachmodell, um eine klare Antwort zu schreiben. Jede Antwort verlinkt zurück auf das genaue Dokument und den Abschnitt, sodass Sie prüfen können, was Sie lesen, statt der KI blind zu vertrauen. Das zählt vor allem, wenn eine falsche Zahl in einem Förderbericht echte Folgen hat.

Das Tool prüft Ihre Dokumente gegen Live-Quellen wie Websites von Geldgebern, Richtlinienaktualisierungen und regulatorische Änderungen. Danach zeigt es Ihnen, was sich geändert hat. Sie bekommen einen klaren Blick darauf, was noch stimmt und was Aufmerksamkeit braucht, ohne die Recherche selbst zu machen. Für gemeinnützige Organisationen, die sich wandelnden Compliance-Regeln unterliegen, ist das die Funktion, die es von einer einfachen Suchbox unterscheidet.

Wenn etwas aktualisiert werden muss, erzeugt DocuSmart AI eine überarbeitete Version und zeigt genau, was es ändern will. Sie prüfen sie, geben frei, was Sie für gut halten, und laden eine saubere, aktualisierte Kopie herunter. Nichts ändert sich ohne Ihre Zustimmung. So bleibt ein Mensch im Kreislauf bei allem, was die Organisation verlässt. Es ist eine kleine Design-Entscheidung mit großer Wirkung auf das Vertrauen.

DocuSmart AI verbindet sich über OAuth 2.0 mit Google Drive, OneDrive und Dropbox. Die Verbindung ist schreibgeschützt. Ihre Dateien bleiben, wo sie liegen, und Sie können den Zugang jederzeit in den Einstellungen Ihres Cloud-Anbieters widerrufen. Das heißt keine Migration und keine Neuordnung zum Start. Für die Verwaltung von Förderdokumenten zählt das, denn niemand will eine Ordnerstruktur neu bauen, nur um sie durchsuchen zu können.

Installieren Sie die App in Ihrem Slack-Workspace und nutzen Sie den Befehl /ds gefolgt von einer Frage in jedem Kanal oder in Direktnachrichten. Die KI durchsucht Ihre Dokumente und antwortet in Slack mit einer Zusammenfassung und Links zu den Quellen. Ihr Team bekommt Antworten dort, wo es ohnehin arbeitet. Kein Tabwechsel, kein verlorener Kontext. Es ist ein KI-Dokumentenchat, der in dem Tool lebt, das Ihre Kollegen jeden Morgen öffnen.

Alle Daten werden im Ruhezustand und bei der Übertragung mit AES-256 verschlüsselt, und jeder Nutzer und jede Organisation ist von den anderen getrennt. DocuSmart AI gibt an, Ihre Dokumente nie zum Trainieren von KI-Modellen zu verwenden. Der Sitz ist in Irland, die Daten werden innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet. Für Teams, die Spender- oder Nutzerdaten verwalten, ist genau diese Trennung der Punkt. Keine Weitergabe, keine gegenseitige Verunreinigung.

DocuSmart AI gilt nach der EU-KI-Verordnung als KI-System mit minimalem Risiko, weil es nur Dokumente auffindet und zusammenfasst und keine automatisierten Entscheidungen über Menschen trifft. Es setzt Schutzmaßnahmen im Stil der DSGVO um, darunter die Trennung je Nutzer und das Recht, die Löschung indexierter Daten zu verlangen. Organisationen, die öffentlichen Stellen oder Aufsichtsbehörden Rechenschaft schulden, können darauf verweisen, wenn sie das Tool begründen. Das ist ein echter Vorteil, wenn der Einkauf mit am Tisch sitzt.