Hubflo
Hubflo · Produktivität · Marketing
Hubflo ist eine Plattform für Kundenportal und Workflows in Dienstleistungsunternehmen. Onboarding, Dokumentenerfassung, elektronische Signatur und Freigaben werden zu automatisierten Abläufen in einem Portal mit eigener Marke.
Über Hubflo
What Is Hubflo
Hubflo ist Client-Portal-Software für Dienstleistungsunternehmen: Steuer- und Buchhaltungskanzleien, Agenturen, Anwaltskanzleien, Beratungen, Versicherungsmakler und Immobilienbüros. Sie legen einen Prozess einmal fest, danach gehen alle Kunden durch dieselben Schritte in einem Bereich mit Ihrem Logo, Ihren Farben und Ihrer Domain. Dateien, Formulare, Unterschriften, Freigaben und Nachrichten liegen an einer Stelle statt in einem langen E-Mail-Verlauf.
Das Problem dahinter ist die zersplitterte Leistungserbringung. Viele kleine Kanzleien arbeiten mit E-Mail, einem geteilten Laufwerk, einer Tabelle und einem separaten Signaturtool, und der Kunde sieht die Logik dahinter nicht. Bei Hubflo bilden die sichtbaren Schritte einen einzigen Ablauf, während Aufgaben und Automatisierungen auf Ihrer Seite mitlaufen. Diese Workflow-Automatisierung zielt auf Kundenarbeit, nicht auf interne Tickets. Der Kunde weiß, was als Nächstes kommt. Ihr Team hört auf, dasselbe Dokument zum dritten Mal anzufordern.
Vor dem Vertrag sollten Sie die Grenzen kennen. Jeder Tarif begrenzt Kunden, aktive Formulare, Smartdoc-Läufe und Speicher, sodass eine stark ausgelastete Kanzlei schnell an die Starter-Grenze stößt. Die Kunden-App für Mobilgeräte kostet extra, jeder zusätzliche Platz kostet extra, und es gibt keinen kostenlosen Tarif. Hubflo ist auf Dienstleistungen ausgelegt, nicht auf Produkt- oder Engineering-Projekte.
Getting Started
- Demo buchen, Tarif wählen und den Workspace anlegen. Der Vertragsabschluss läuft nicht über Selbstbedienung, das Gespräch kommt zuerst.
- In der Branchengalerie eine Vorlage wählen, etwa Neukunden-Onboarding oder monatlicher Buchhaltungsabschluss, oder den Ablauf von einer leeren Seite aufbauen.
- Das Erscheinungsbild setzen: Logo, Farben und im Tarif Unlimited eine eigene Domain für das Portal.
- Die Schritte für Kunden anlegen: Dokumentanforderungen, Formulare, elektronische Signatur, Freigaben und Nachrichten. Danach Erinnerungen aktivieren und die KI-Prüfungen eingehende Dateien lesen lassen.
- Kunden einladen, CRM oder Zapier verbinden und den Fortschritt im Dashboard verfolgen, während Aufgaben in der Warteschlange des Teams landen.
Produktinformationen
Ein kurzer Überblick über Preise, unterstützte Plattformen und die Leistung von Hubflo.
Am besten für
Die Nutzer, Aufgaben und Szenarien, für die dieses Tool am besten passt.
Nutzer
- Steuer- und Buchhaltungskanzleien
- Agenturen und Beratungen
- Anwaltskanzleien
- Kleine Dienstleistungsunternehmen ohne eigene Betriebskraft
Aufgaben
- Kunden-Onboarding
- Dokumentenerfassung
- Elektronische Signatur und Freigaben
- Wiederkehrende Leistungserbringung
Szenarien
- Dokumentenjagd in der Steuersaison
- Eingang von Kredit- oder Policenanträgen
- Projektlieferung in Stufen
- Eine Kanzlei, die ein Portal in eigener Marke will, ohne es zu bauen
Wichtigste Funktionen
Kundenportal in eigener Marke
Das Portal trägt Ihr Logo, Ihre Farben und im Tarif Unlimited Ihre eigene Domain, sodass Kunden nie auf einer generischen Hubflo-Seite landen. Der Zugriff läuft über 256-Bit-Verschlüsselung, interne Rollen halten juniorige Mitarbeitende aus sensiblen Bereichen heraus. Wer hochwertige Arbeit verkauft, zeigt dem Kunden nach der Unterschrift meist zuerst dieses Portal.
Kunden-Workflows
Kunden-Workflows folgen einer Kette von Schritten: Datei hochladen, unterschreiben, freigeben, Formular ausfüllen, Nachricht senden. Aufgaben des Teams, Automatisierungen und Integrationen laufen daneben im selben Datensatz. Vorlagen decken Buchhaltung, Recht, Versicherung, Bau und Agenturen ab und ersparen die leere Seite. Ein Ablauf startet über einen unterschriebenen Vertrag, ein abgeschicktes Formular oder einen manuellen Auslöser.
Dokumentanforderungen mit KI-Prüfung
Sie fordern eine bestimmte Datei an, Hubflo liest, was zurückkommt. Das System zieht Daten wie Arbeitgeber, Lohn und einbehaltene Steuer aus einer Lohnabrechnung und speichert sie im Kundendatensatz, außerdem markiert es Probleme wie einen Kontoauszug über nur zwei Monate oder eine unsignierte Mietvertragsseite. Das vor der Prüfung zu erkennen spart eine komplette Runde Nachrichten. Jeder Tarif begrenzt Smartdoc-Läufe pro Jahr, bei hohem Volumen brauchen Sie Business oder Unlimited.
Formulare und elektronische Signatur
Formulare sammeln strukturierte Angaben, und die bedingte Logik im Tarif Unlimited blendet Abschnitte je nach früheren Antworten ein oder aus. Die elektronische Signatur liegt im selben Ablauf, das Mandatsschreiben wird also ohne zweites Tool und zweiten Login unterschrieben. Business erlaubt 8 aktive Formulare gleichzeitig, Starter nur 1.
Erinnerungen, Nachrichten und SMS-Hinweise
Erinnerungen gehen von selbst raus, wenn der Kunde schweigt: per E-Mail in jedem Tarif, per SMS ab Business. Die integrierte Nachrichtenfunktion hält das Gespräch am Kundendatensatz statt in einem persönlichen Postfach. Massennachrichten erreichen die ganze Kundenliste auf einmal, was in der Fristensaison hilft.
Integrationen, API und Zapier
Hubflo verbindet mehr als 18 native Integrationen für CRM, Buchhaltung, Kalender und Dateispeicher, und die Business-Tarife ergänzen API- und Zapier-Zugang. Dateien landen ohne manuellen Upload im richtigen Ordner, und ein gewonnener Deal im CRM kann den Kunden anlegen und den Ablauf starten. Häuser mit eigener Technik können Ereignisse über die API schicken.
Vor- und Nachteile
Vorteile
- Die Einrichtung geht schnell, weil Branchenvorlagen die Schritte schon enthalten, die fast jede Kanzlei wiederholt, und die Oberfläche wenig Schulung braucht.
- Kundenschritte und interne Aufgaben teilen einen Datensatz, niemand muss das Portal mit einem separaten Aufgabenboard abgleichen.
- Die KI-Prüfungen finden fehlende Seiten und unlesbare Auszüge, bevor ein Mensch die Datei öffnet.
- Business und Unlimited ergänzen, was Kanzleien später verlangen: Kundenberechtigungen, wiederkehrende Aufgaben, SMS und ein White-Label-Portal.
- Bewertungen auf G2, Google und Trustpilot loben die schnelle Reaktion des Supports und die kurze Zeit bis zum Start.
Nachteile
- Starter endet bei 50 Kunden, 1 aktiven Formular und 100 Smartdoc-Läufen pro Jahr, für eine wachsende Kanzlei ist das knapp.
- Die Kunden-App startet bei 79 $/Monat als Zusatz, Implementierungspakete beginnen bei 599 $, der Einstiegspreis ist also nicht die ganze Rechnung.
- Jedes zusätzliche Teammitglied kostet 49 $/Monat bei Business und 56 $/Monat bei Unlimited, in einem Fünfer-Team summiert sich das.
- Es gibt keinen kostenlosen Tarif und keine Selbstbedienungs-Testphase, eine Demo per Videocall steht zwischen Ihnen und dem ersten Blick ins Produkt.
Häufige Fragen
Hubflo führt kundennahe Serviceprozesse in einem Portal zusammen. Kanzleien nutzen es für Onboarding, Dokumentenerfassung, Formulare, elektronische Signatur, Freigaben und Statusmeldungen, mit internen Aufgaben und Automatisierungen am selben Kundendatensatz.
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