dodocs AI

Belege kommen per E-Mail, WhatsApp oder Handy-Upload herein, und die Plattform entdoppelt und reiht sie ohne manuelles Sortieren ein. Der Extractor liest komplexe Tabellen, mehrzeilige Beschreibungen und sogar handschriftliche Belege und kontiert jeden in wenigen Sekunden pro Seite auf das richtige Konto. Der Kern ist, dass eine Routine-Rechnung nie auf einen Menschen wartet, und darin unterscheidet es sich von einem reinen OCR-Werkzeug.

Die Plattform gleicht Rechnungen automatisch mit Kontoauszügen ab, der Schritt, der sonst am meisten Zeit kostet. Doppelungen, auffällige Lieferanten und Muster geteilter Abrechnung erscheinen mit Konfidenzwerten, damit Sie jeden Fall schnell beurteilen. Hier verlässt die Abstimmung die Tabellenkalkulation und wird zu einer Liste markierter Posten.

Sie richten eine Nachverfolgungsschleife einmal ein, und der Agent übernimmt die Belegnachverfolgung für fehlende Dateien per E-Mail und WhatsApp. Er verfolgt die Antwortquote, erinnert alle paar Tage und verschärft den Ton, wenn ein Kontakt schweigt, und setzt bei Bedarf den Inhaber in Kopie. Für eine Kanzlei bedeutet das, dass die Nachverfolgungsarbeit eines Juniors läuft, ohne dass ein Junior dahintersteht.

Jeder Kunde kann auf seiner eigenen Vertrauensstufe laufen, von Shadow, das still verarbeitet und nichts bucht, bis Aggressive, das alles bucht und nur echte Anomalien meldet. Eine vorsichtige Kanzlei kann im Shadow- oder Suggest-Modus starten und die Stufe erhöhen, sobald die Agenten sich bewähren. Diese Kontrolle macht ein autonomes Hauptbuch für Menschen machbar, die die Buchhaltung nicht am ersten Tag abgeben wollen.

Freigegebene Belege synchronisieren mit QuickBooks Online, Xero oder Zoho samt vollständiger Prüfspur, und die QuickBooks-Integration ist die detaillierteste der drei. Jeder gebuchte Posten behält sein Quellbeleg, die Extraktion, den Abgleichnachweis und den Prüfer, sodass ein Auditor dem Weg in wenigen Klicks folgt. Wer QuickBooks verbindet, senkt auch wiederholte Kundenanfragen, weil der Agent vor einer Anfrage ins Hauptbuch schaut.

Für Kanzleien ordnet ein Dashboard jeden Kunden nach Belegvollständigkeit und Abschlussfortschritt, und blockierte Abschlüsse erklären den Grund. Eine Margenansicht vergleicht Honorar mit verarbeiteten Seiten und gesparten Stunden je Kunde, und so zeigt sich, welche Konten Geld verlieren. Das Team kalkuliert diese Kunden dann neu, mit Daten statt Bauchgefühl.

Nur Belege, die Urteilsvermögen brauchen, erreichen einen Menschen: unsichere Felder, nicht abgeglichene Bankzeilen und Richtlinienhinweise. Der Nachweis bleibt neben jeder Entscheidung angeheftet, und eine einmal gesetzte Regel wendet der Agent fortan an. In der Praxis arbeitet ein Prüfer einen kleinen Teil der Belege durch statt aller.