Zoho Projects
Zoho Corporation · Produktivität
Zoho Projects ist eine cloudbasierte Projektmanagement-Software, die Teams dabei hilft, Arbeit zu planen, den Fortschritt zu verfolgen und in einem gemeinsamen Arbeitsbereich synchron zu bleiben. Sie verbindet Gantt-Diagramme und Aufgabenabhängigkeiten mit Stundenzetteln, Workflow-Automatisierung und Berichten, sodass ein kleines Team oder eine große Abteilung Projekte stemmen kann, ohne Tabellenkalkulationen durch die Gegend zu schleppen. Man kann sie sich als Projektplanungs-App vorstellen, die auch die lästige Verwaltung übernimmt. Es gibt einen kostenlosen Plan für bis zu fünf Nutzer, und bezahlte Stufen ergänzen benutzerdefinierte Module, Blueprints und erweiterte Berichte.
Über Zoho Projects
Was ist Zoho Projects
Zoho Projects ist ein webbasiertes Projektmanagement- und Team-Kollaborationstool von Zoho Corporation. Teams nutzen es, um Arbeit in Aufgaben zu zerlegen, sie zuzuweisen, Abhängigkeiten zu beobachten und zu sehen, ob ein Zeitplan auf Kurs bleibt. Es richtet sich an Manager und Mitarbeitende, die Planung, Zeiterfassung und Berichte an einem Ort wollen, statt drei separate Apps zu jonglieren.
Der Kern des Tools ist die Aufgabenliste und das zugehörige Gantt-Diagramm. Man baut einen Projektplan, legt Ende-Anfang-Abhängigkeiten oder weitergehende fest, und das Diagramm meldet, sobald der tatsächliche Fortschritt vom Plan abweicht. Stundenzettel stehen daneben, sodass abrechenbare Stunden in Zoho Invoice fließen, wenn man diese Verknüpfung braucht.
Die härtesten Grenzen liegen in der kostenlosen Stufe. Man bekommt drei Projekte, fünf Nutzer und 5 GB Speicher, was für ein kleines Team beim Ausprobieren reicht, für eine wachsende Abteilung aber eng wird. Erweiterte Punkte wie Portfolios, Basislinien, Sandbox und SSO gibt es in höheren Plänen, also sollte man das Budget entsprechend planen.
Erste Schritte
- Ein Zoho-Konto anlegen und sich über das Web-Portal oder die iOS- und Android-Apps bei Zoho Projects anmelden.
- Ein Projekt anlegen und eine Vorlage wählen oder leer starten, dann Aufgaben und Unteraufgaben hinzufügen.
- Verantwortliche zuweisen, Laufzeiten festlegen und abhängige Aufgaben im Gantt-Diagramm verknüpfen.
- Automatisierungsregeln oder Blueprints hinzufügen, damit die Arbeit ohne manuelle Erinnerungen vorankommt.
- Die Zeit während der Arbeit im Stundenzettel-Modul erfassen und dann Berichte und Dashboards zum Status prüfen.
Produktinformationen
Ein kurzer Überblick über Preise, unterstützte Plattformen und die Leistung von Zoho Projects.
Am besten für
Die Nutzer, Aufgaben und Szenarien, für die dieses Tool am besten passt.
Nutzer
- Kleine Teams mit knappem Budget
- Projektmanager in mittelständischen Unternehmen
- Agenturen, die nach Stunden abrechnen
Aufgaben
- Einen Projektplan mit Abhängigkeiten aufbauen
- Abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden verfolgen
- Routinemäßige Übergaben automatisieren
Szenarien
- Einen Produktstart über Design, Entwicklung und Marketing hinweg steuern
- Kundenarbeit in einer Agentur verwalten
- Ein Remote-Team koordinieren
Wichtigste Funktionen
Gantt-Diagramme und Abhängigkeiten
Beim Gantt-Diagramm verdient Zoho Projects sein Geld. Man legt Aufgaben auf einer Zeitachse aus, setzt Ende-Anfang- oder alle vier Abhängigkeitstypen, und das Diagramm zeigt den kritischen Pfad. Gute Gantt-Diagramm-Software sollte Abweichungen früh melden, und diese tut es. Wenn der tatsächliche Fortschritt hinter dem Plan zurückbleibt, wird die Abweichung sichtbar. Man erkennt eine rutschende Frist, bevor daraus ein Feuer wird.
Aufgabenverwaltung und Unteraufgaben
Aufgaben teilen sich in Unteraufgaben, jede mit Verantwortlichen, Laufzeiten, Prioritäten und benutzerdefinierten Feldern. Man wechselt zwischen Listen-, Kanban- und Kalenderansicht, und Aufgabenerinnerungen plus wiederkehrende Aufgaben erledigen die Arbeit, die sich jede Woche wiederholt. Für Teams, die aus Tabellenkalkulationen kommen, ist der Umstieg eine kleine Anpassung, kein Neubau.
Zeiterfassung und Stundenzettel
Das Stundenzettel-Modul erfasst abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden, entweder von Hand oder mit laufendem Timer. Höhere Pläne ergänzen Stundenzettel für mehrere Nutzer und Projekte sowie gestufte Genehmigungen. Wer Zoho Invoice bereits nutzt, bekommt aus hier erfassten Stunden automatisch Rechnungen, was einen Großteil der Verwaltung zum Monatsende einspart.
Workflow-Automatisierung
Automatisierungen laufen auf einer Drag-and-drop-Leinwand, man sieht einen Workflow also, bevor man ihn einsetzt. Leite eine Aufgabe an die nächste Person weiter, ändere einen Status oder sende eine Benachrichtigung, wenn eine Bedingung erfüllt ist. Der kostenlose Plan begrenzt das auf 50 Ausführungen pro Monat, bezahlte Stufen erlauben von 5.000 bis 500.000.
Zia KI-Assistent
Zia, Zohos KI-Ebene, übernimmt Zusammenfassungen, Übersetzungen und das Anlegen von Aufgaben oder Unteraufgaben aus natürlicher Sprache. Zia Insights durchsucht Berichte und Diagramme, um Erkenntnisse herauszuarbeiten, die man übersehen könnte. Ersetzt sie das eigene Urteil? Nein. Sie ist die Art Hilfe, die hier und da einen Klick spart, statt das eigene Planungsurteil zu ersetzen.
Berichte und Dashboards
Berichte decken Arbeitslast, Status von Aufgaben und Vorfällen sowie projektbezogene oder projektübergreifende Ansichten je nach Plan ab. Unbegrenzte benutzerdefinierte Dashboards gibt es in der Enterprise-Stufe, und eine Power-BI-Integration lässt Daten nach außen fließen. Portfolio-Dashboards geben Managern eine Zusammenfassung von allem, was läuft.
Integrationen und benutzerdefinierte Module
Zoho Projects verbindet sich über einen Marktplatz mit mehr als 50 Integrationen mit Google-Apps, Office 365, Slack, Microsoft Teams, Zapier, GitHub und anderen. Man kann auch externe URLs als Web-Tabs einbetten, sodass ein Drittanbieter-Tool im Produkt lebt. In bezahlten Plänen lassen benutzerdefinierte Module und globale benutzerdefinierte Module branchenspezifische Daten abbilden.
Vor- und Nachteile
Vorteile
- Die kostenlose Stufe ist für kleine Teams wirklich brauchbar: Sie deckt fünf Nutzer und drei Projekte ohne Zeitlimit ab.
- Gantt-Diagramme mit Abhängigkeitstypen und kritischem Pfad ermöglichen ernsthafte Terminplanung, nicht nur einfache To-do-Listen.
- Die enge Anbindung an die übrige Zoho-Suite sorgt dafür, dass Stundenzettel, CRM und Rechnungsstellung miteinander sprechen.
- Mobile Apps für iOS und Android halten Genehmigungen und Aufgaben-Updates abseits des Schreibtischs in Bewegung.
- Die Workflow-Automatisierung nutzt eine visuelle Leinwand, sodass auch Nicht-Entwickler Regeln bauen und einsetzen können.
Nachteile
- Die Grenzen von drei Projekten und 5 GB im kostenlosen Plan werden schnell eng, sobald ein Team wächst, was ein Upgrade früher erzwingt, als manche erwarten.
- Zentrale Governance-Funktionen wie SSO, Basislinien und Sandbox liegen in der Enterprise-Stufe, größere Firmen zahlen also mehr, um IT-Anforderungen zu erfüllen.
- Die Oberfläche packt viel hinein, und neue Nutzer finden die Fülle an Einstellungen langsamer zu lernen als bei leichteren Aufgaben-Apps.
Häufige Fragen
Es ist Projektmanagement-Software zum Planen, Verfolgen und gemeinsamen Arbeiten. Teams nutzen sie, um Aufgaben zu organisieren, Gantt-Diagramme zu bauen, Zeit zu erfassen und den Fortschritt aus einem Arbeitsbereich zu berichten. Komplizierter ist es nicht.
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